Einkauf

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Einkauf

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Stammdaten für den Einkauf

 

Lieferanten

Erfassen Sie Ihre Lieferanten mit den Stammdaten im Dialog „Lieferanten“

 

Einkaufspreise

Die Einkaufspreise der Artikel für den jeweiligen Lieferanten tragen Sie im Artikeldialog auf der Seite "Einkauf" in der Liste „Preise Einkauf“ ein.
Dabei können Sie für einen Artikel mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen Preisen erfassen.

 

Falls Sie nur einen Lieferanten mit einem Einkaufspreis haben, können Sie dies im Artikeldialog auf der Seite "Stammdaten" in den Feldern "Lieferant" und "EK-Preis" erfassen

 

 

Siehe auch: Thema Artikel

Siehe auch: Thema Einkaufspreise

Siehe auch: Thema Lagerverwaltung

Siehe auch: Thema Offene Einkaufspositionen

 


Bestellung

 

Der Ablauf der Bestellung/Lieferung muss immer sein:

 

 

Schritt 2: Bestellung Lieferant verbuchen (Funktion "Lieferantenbestellung buchen")
                Es werden Offene Einkaufspositionen erzeugt.

 

Schritt 4: Lieferung Lieferant verbuchen (Funktion "Anlieferung verbuchen")
             Lagerstand wird erhöht und Offene Einkaufspositionen werden gelöscht

 

 

Nachbestellte Menge / verfügbare Menge:

 

Bei der Verbuchung der Bestellung werden im Lager der Artikel die Einträge „Nachbestellte Menge“ und „Verfügbare Menge“ erhöht.

 

Bei der Verbuchung der Lieferung wird im Lager der Artikel der Eintrag „Nachbestellte Menge“ wieder vermindert und der Eintrag „Lagerstand“ erhöht. So ist dann nach beiden Buchungen der aktuelle Lagerstand und die verfügbare Menge erhöht, während die nachbestellte Menge wieder 0 ist.

 


D.h. Wenn Sie mit offenen Einkaufspositionen und "Nachbestellten Mengen" arbeiten wollen, müssen Sie immer eine Bestellung buchen, bevor Sie eine Lieferung verbuchen.

Wenn Ihnen nur der aktuelle Lagerstand wichtig ist, dann reicht es, die Anlieferung zu verbuchen.

 


1. Bestellung erzeugen

 

Variante 1: Manuelles Eintragen der Positionen

 

Variante 2: Manuelle Schnellauswahl der Artikel des Lieferanten

 

Variante 3: Mindestbestand

Automatische Lagerbestellung für Artikel deren Mindestbestand im Lager unterschritten ist. (Funktion „Lagerbestellung“)

 

Variante 4: Auftragsbezogene Bestellung
Automatische Lagerbestellung für Artikel, die nur bei Aufträgen automatisch bestellt werden sollen und im aktuellen Auftrag verwendet werden. (Funktion „Auftrag verbuchen“)

 

Variante 5: Bestellung aus dem Auftrag
Manuelle Bestellung für Artikel, die im aktuellen Auftrag verwendet werden. (Funktion „Bestellung Lieferanten erstellen“)

 

Variante 6: Bestellung aus einer Lieferanten-Anfrage oder einem Lieferanten-Angebot

 

Variante 1:

 

Manuelles Eintragen der Positionen

 

- Legen Sie einen neuen Datensatz „Bestellung Lieferant erstellen “ an

 

- Wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem Sie bestellen möchten

 

- Tragen Sie auf der Seite „Positionen“ in der Liste alle Artikel mit ihren Mengen ein, die Sie bestellen möchten.

 

- Drucken Sie das Formular „Bestellung Lieferant erstellen“ aus.

 

 

Variante 2:

 

Schnellauswahl der Artikel des Lieferanten

 

- Legen Sie einen neuen Datensatz „Bestellung Lieferant erstellen“ an

 

- Wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem Sie bestellen möchten

 

- Rufen Sie die Funktion „Schnelleingabe Artikel des Lieferanten“ auf.

 

  Es erscheint ein Dialog, in dem alle Artikel des Lieferanten in einer Tabelle eingetragen sind.

  Tragen Sie nun die Anzahl der Bestellungen f ür die einzelnen Artikel ein.

  Nach dem Best ätigen mit OK werden für alle eingetragenen Artikel Positionen in der Bestellung angelegt.

 


 


 

- Drucken Sie das Formular „Bestellung Lieferant erstellen“ aus.

 

 

Variante 3:

 

Automatische Lagerbestellung für Artikel deren Mindestbestand im Lager unterschritten ist. (Funktion „Lagerbestellung“)

 

- Geben Sie bei Artikeln im Lager einen Mindestbestand ein:

 

     - Wählen Sie den Artikeldatensatz

 

     - Für Lager1: Geben Sie den Mindestbestand direkt im Feld "Mindestbestand" ein

 

     - Für andere Lager:

 

          - Rufen Sie die Funktion „Lagerdaten bearbeiten“ auf

 

          - Wählen Sie das Lager aus, für das Sie einen Mindestbestand eingeben wollen.

 

          - Geben Sie im Feld „Mindestbestand“ den gewünschten Bestand an. Speichern Sie den Datensatz

 

- Rufen Sie immer dann, wenn Sie neue Bestellungen erzeugen wollen (z.B. einmal pro Woche) im Dialog „Artikel“ die Funktion „Lagerbestellung“ auf.

 

- Es werden dann für alle Artikel, deren Mindestbestand unterschritten wurde, Bestellungen bei den jeweiligen Lieferanten erzeugt. Dabei werden Artikel vom selben Lieferanten auf eine Bestellung zusammengefasst.

 

Wenn mehrere Lieferanten beim Artikel hinterlegt sind, dann bestimmt die in den Optionen ausgewählte Einstellung, welcher Lieferant gewählt wird. Sie haben folgende Möglichkeiten:

 

Ersten Lieferanten auswählen
Billigsten Lieferanten
Schnellsten Lieferanten

 

Die Bestellmenge ergibt sich aus dem Fehlbestand im Lager, und der im Artikel im Feld „Bestellmenge“ eingegeben Menge. Der jeweils höhere Wert wird in die Bestellung übernommen.

 

- Bearbeiten Sie (falls notwendig) die generierten Bestellungen, sie finden Sie in der Übersicht „nichtgebuchte Lieferantenbestellungen“

 

- Verbuchen Sie die Bestellungen

 

 

Variante 4:

 

Automatische Lagerbestellung für Artikel, die im aktuellen Auftrag verwendet werden. (Funktion „Auftrag verbuchen“)

 

Sie können Artikel, die nur dann bestellt werden sollen, wenn auch ein Auftrag vorliegt mit der Markierung „Auftragsbezogene Bestellung“ versehen (Seite „Einkauf“)

 

Die Bestellung wird dann generiert, sobald Sie den Auftrag verbuchen.

 

 

Variante 5:

 

Manuelle Bestellung für Artikel, die im aktuellen Auftrag verwendet werden. (Funktion „Bestellung Lieferanten erstellen“)

 

Rufen Sie im Auftrag die Funktion „Bestellung Lieferanten erstellen“ auf.

Sie können danach einen bestimmten Lieferanten auswählen, bei dem Sie bestellen wollen, oder Sie können Bestellungen beim jeweiligen Standardlieferanten erzeugen.

Danach können Sie noch zu den einzelnen Positionen die gewünschte Bestellmenge und den gewünschten Lieferanten eingeben.

 

 

 

 

Variante 6:

 

Bestellung aus einer Lieferanten-Anfrage oder einem Lieferanten-Angebot erstellen

 

Rufen Sie im Einkauf im "Angebot Lieferant" oder in "Anfrage Lieferant" die Funktion „Bestellung erzeugen“ auf.

Dadurch wird der aktuelle Beleeg in eine Bestellung umgewandelt.

Danach können Sie noch zu den einzelnen Positionen die gewünschte Bestellmenge verändern.

 

 

 

 


2. Bestellung verbuchen

 

Starten Sie die Funktion „Lieferantenbestellung verbuchen“ in der Bestellung images_button_buchen.

Dabei werden im Lager für alle Artikel die vorbestellte und die verfügbare Menge erhöht.
Zusätzlich werden Einträge in der Tabelle „Offene Einkaufspositionen“ erzeugt.

 

 


3. Lieferung erzeugen (bei Lieferung)

 

Erzeugen Sie aus der Bestellung eine Lieferung indem Sie in der Bestellung die Funktion “Lieferung erzeugen aus Bestellung“ aufrufen (Button mit ‚L’).

 

Es wird dann ein Datensatz „Lieferung Lieferant“ erzeugt, mit denselben Positionen wie in der Bestellung. Falls die tatsächliche Lieferung von der bestellten Menge abweicht, dann können Sie die einzelnen Positionen noch beliebig verändern.

 

Für Teillieferungen erzeugen Sie mehrmals aus der Bestellung einen Lieferschein und entfernen jeweils die Positionen, die nicht geliefert wurden.

 

 


4. Lieferung verbuchen

 

Starten Sie die Funktion „Anlieferung verbuchen“ in der Lieferung. images_button_buchen

Dabei werden im Lager für alle Artikel die Lagermenge erhöht und die vorbestellte Menge vermindert.
Zusätzlich werden die Einträge aus der Tabelle „Offene Einkaufspositionen“ gelöscht bzw. deren Mengen reduziert (bei Teillieferung).

 

 


Offene Positionen Einkauf

 

Bei der Verbuchung jeder Lieferantenbestellung werden Offene Positionen für den Lieferanten erzeugt. Bei der Verbuchung der Lieferantenlieferung werden diese Offenen Positionen wieder gelöscht (bzw. die Menge korrigiert, wenn nur eine Teillieferung erfolgt.)

 

D.h. Offene Positionen sind bestellte Artikel, die noch nicht geliefert wurden.

 

Eine Übersicht über offene Positionen kann von mehreren Stellen aus aufgerufen werden:

 

Artikeldialog:

 


Offene Lieferpositionen Lieferanten ansehen alle Artikel (Verzeichnis Einkauf)

Zeigt alle offenen Lieferpositionen für alle Artikel

 

 

Offene Lieferpositionen Lieferanten ändern (Verzeichnis Einkauf)

Ermöglicht das Ändern von offenen Lieferpositionen für den aktuellen Artikel

 

 

Lieferantendialog:

Offene Lieferpositionen Lieferanten ansehen (Verzeichnis Einkauf)

Zeigt alle offenen Lieferpositionen für den aktuellen Lieferanten

 

 

Offene Lieferpositionen Lieferanten ändern (Verzeichnis Einkauf)

Ermöglicht das Ändern von offenen Lieferposit. für den aktuellen Lieferanten

 

 

Belege Verkauf: (Anbot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung)

Offene Lieferpositionen Lieferanten ansehen (Verzeichnis Einkauf)

Zeigt alle offenen Lieferpositionen für die Artikel in den Positionen des Belegs

 

 

Belege Einkauf: (Bestellung, Lieferschein, Rechnung)

Offene Lieferpositionen Lieferanten ansehen (Verzeichnis Einkauf)

Zeigt alle offenen Lieferpositionen für den aktuell eingegebenen Lieferanten

 

 

Offene Lieferpositionen Lieferanten ändern (Verzeichnis Einkauf)

Ermöglicht das Ändern von offenen Lieferposit. für den aktuellen Lieferanten

 

 

Übersichtsdialog „Offene Einkaufspositionen“

 

Zeigt alle offenen Einkaufspositionen in einer Liste an. Die Liste kann auf Artikel und Lieferant eingeschränkt werden.

 

 


Übersichtsdialoge

 

Nichtgebuchte Lieferantenbestellungen

Zeigt alle Bestellungen an, die noch nicht gebucht sind.

 

images_einkauf_uebersichten

 

 

 

 

 

 

Nichtgelieferte Bestellungen

Zeigt alle Bestellungen an, zu denen noch keine Lieferungen existieren.

 

Nichtgebuchte Lieferantenlieferungen

Zeigt alle Lieferungen an, die noch nicht gebucht sind.

 

Offene Posten Einkauf

Zeigt alle nicht bezahlten Lieferanten Rechnungen
 

Nichtverrechnete Lieferungen

Zeigt alle Lieferungen an, zu denen noch keine Rechnung erfasst wurde
 

Offene Einkaufspositionen

Zeigt alle offenen Einkaufspositionen (=bestellte Artikel) an.

Das sind Artikel, zu denen eine Bestellung, aber noch keine Lieferung verbucht wurde
Die Liste kann auf Artikel und Lieferant eingeschränkt werden.

 

 

 

 

 

 

 


Funktionen

Themen_Grafiken_weiter

Anfrage Lieferanten erstellen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Angebot aus Anfrage erstellen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Anlieferung verbuchen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Bestellung aus Anfrage erstellen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Bestellung Lieferanten erstellen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Bestellvorschlag aus Verbrauch erstellen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Durchschnittliche Lieferzeit Artikel ausrechnen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lager initialisieren

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lagerbestellung (Mindestbestand)

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferantenbestellung stornieren

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferantenbestellung verbuchen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferantenrechnung stornieren

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferantenrechnung verbuchen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferantenrückgabe verbuchen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferantenstatistik für Artikelgruppen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferantenurgenz Email

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferdatum ändern

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Lieferschein erzeugen aus Bestellung

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Mindestbestand Artikel überprüfen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Schnelleingabe Artikel des Lieferanten

Zur Funktion zur Funktion


 

Funktion: Anfrage Lieferanten erstellen zur Funktion

 

Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit für die Positionen des aktuellen Belegs automatisch eine oder mehrere Anfrage bei Lieferanten zu erzeugen. Dabei werden die richtigen ausgewählten Positionen gleich in die Anfrage übernommen.


 

Funktion: Angebot aus Anfrage erstellen zur Funktion

 

Erzeugt aus der aktuellen Lieferantenanfrage ein "Angebot Lieferant".

Dabei werden die Stammdaten und die Positionen der Anfrage in das Lieferantenangebot übernommen.

Das neue Lieferantenangebot kann danach weiter bearbeitet werden.


Funktion: Anlieferung verbuchen zur Funktion

 

Verbucht alle Lagerartikel im Lager (erhöht die vorhandene Menge und vermindert die nachbestellte Menge). Löscht die Datensätze „Offene Lieferposition“ aus der Bestellung. Bei Teillieferung (unter der bestellten Menge) bleibt die Restmenge als offene Lieferposition bestehen.

Zusätzlich werden Lagerbewegungen mit der Bewegungsart "Anlieferung" erzeugt.

Siehe auch "Anlieferung stornieren".


 

Funktion: Bestellung aus Anfrage erstellen zur Funktion

 

Erstellt aus der aktuellen Anfrage eine neue Lieferantenbestellung. Dabei werden alle eingegebenen Konditionen und Positionen in die Bestellung übernommen.


 

Funktion: Bestellung Lieferanten erstellen zur Funktion

 

Gibt Ihnen die Möglichkeit für die Positionen des Belegs automatisch eine oder mehrere Bestellungen bei Lieferanten zu erzeugen.


 

Funktion: Bestellvorschlag aus Verbrauch erstellen zur Funktion

Erstellt Bestellvorschläge aus dem durchschnittlichen Verbrauch der letzten 3 Monate. Dabei wird der Bedarf für einen Monat bestellt, wenn die verfügbare Menge für diesen Zeitraum nicht ausreicht.

Verwenden Sie diese Funktion, um Ihre Lieferantenbestellungen aufgrund Ihres Verbrauchs zu erstellen.


 

Funktion: Durchschnittliche Lieferzeit Artikel ausrechnenzur Funktion

 

Zeigt für ausgewählte Artikel an, wieviele Tage durchschnittlich zwischen Bestellung und Lieferung vergangen sind.

Verwenden Sie diese Funktion, um abzuschätzen, wie schnell Ihre Artikel nachgeliefert werden.

Themen_Grafiken_tipp Diese Information ist nützlich, wenn Sie Ihren Lagerstand optimieren wollen.


 

Funktion: Lager initialiseren zur Funktion

 

Diese Funktion setzt alle Lagerdaten auf 0 zurück.


 

Funktion: Lagerbestellung (Mindestbestand) zur Funktion

 

Prüft für alle Lagerartikel, ob der eingegebene Mindestbestand unterschritten wurde. Für diese Artikel werden Bestellungen bei Lieferanten oder Produktionsaufträge erzeugt.

 

Die erzeugten Lieferantenbestellungen und Produktionsaufträge werden noch nicht verbucht, um ein Nachbearbeiten zu ermöglichen.

Sie finden die erstellten Lieferantenbestellungen im Bereich „Einkauf“ in der Übersicht „Nichtgebuchte Lieferantenbestellungen“.

Führen Sie dann für jede Bestellung die Funktion „Lieferantenbestellung verbuchen“ aus, um auch die Nachbestellten und die Verfügbaren Mengen im Lager zu ändern.

Die Produktionsaufträge finden Sie im Bereich „Produktion“ in der Übersicht „Nichtgeprüfte Produktionsaufträge“.


 

Funktion: Lieferantenbestellung stornieren zur Funktion

 

Storniert alle Änderungen, die durch die Funktion "Lieferantenbestellung verbuchen" durchgeführt wurden.

Macht die Buchung im Lager rückgängig (vermindert die vorbestellte Menge und die verfügbare Menge). Löscht alle dazugehörigen Datensätze „Offene Lieferposition“.


 

Funktion: Lieferantenbestellung verbuchen zur Funktion

 

Vermerkt für alle Lagerartikel die zukünftige Lieferung im Lager (erhöht die vorbestellte Menge und die verfügbare Menge). Erzeugt neue Einträge in der Tabelle "Offene Einkaufspositionen".


 

Funktion: Lieferantenrechnung stornierenzur Funktion

 

Storniert die Rechnung in der Buchhaltung (wenn die FiBU installiert ist).


 

Funktion: Lieferantenrechnung verbuchen zur Funktion

 

Verbucht die Rechnung in der Buchhaltung (wenn die FiBU installiert ist).


 

Funktion: Lieferantenrückgabe verbuchen zur Funktion

 

Bucht alle Artikel im aktuellen Beleg aus dem Lager aus. (Lagerstand wird verringert).

Zusätzlich werden Lagerbewegungsdatensätze erzeugt. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie Artikel an Lieferanten zurückgeben.


 

Funktion: Lieferantenstatistik für Artikelgruppen zur Funktion

 

Zeigt für einen gewählten Zeitraum für die einzelnen Artikelgruppen an, bei welchen Lieferanten welche Mengen bzw. Beträge bestellt wurden. Verwenden Sie diese Funktion, um einen Vergleich ihrer Lieferanten durchzuführen.


 

Funktion: Lieferantenurgenz Email zur Funktion

 

Verfasst eine Email an den aktuellen Lieferanten mit der Liste aller noch offenen Positionen dieses Lieferanten.

 

Wenn Sie die Funktion vom Dialog "Lieferant" aus aufrufen, werden alle offenen Positionen des Lieferanten übernommen.

Wenn Sie die Funktion vom Dialog "Bestellung" aus aufrufen, werden nur offenen Positionen der Bestellung übernommen.

 

Verwenden Sie diese Funktion, um Lieferanten an nichtgelieferte Bestellungen zu erinnern.


 

Funktion: Lieferdatum ändern zur Funktion

 

Ermöglicht die Änderung des Lieferdatums bei bereits verbuchten Lieferantenbestellungen. Dadurch wird auch das Lieferdatum in den offenen Einkaufspositionen geändert.


 

Funktion: Lieferschein erzeugen aus Bestellung zur Funktion

 

Erzeugt einen Lieferschein aus der aktuellen Bestellung. Alle Lieferantendaten, Konditionen, Positionen und Preise werden übernommen. Änderungen im Lieferschein wirken sich nicht auf die ursprüngliche Bestellung aus.

 


 

Funktion: Mindestbestand Artikel überprüfen zur Funktion

 

Die Funktion zeigt alle Artikel an, deren Mindestbestand unterschritten wurde, und die bestellt werden sollten. Wenn Sie die Artikel auf bestellen wollen so verwenden Sie die Funktion "Lagerbestellung". Siehe "Lagerbestellung"

 


 

Funktion: Schnelleingabe Artikel des Lieferanten zur Funktion

 

Diese Funktion zeigt Ihnen alle Artikel an, für die der aktuelle Lieferant Standardlieferant ist.

In der Liste lassen sich die zu bestellenden Mengen eingeben, alle Artikel bei denen die eingegebene Menge größer 0 ist, werden als Positionen in den Beleg eingefügt.