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Kunde

 

Was tun bei abweichender Rechnungsadresse eines Kunden?

 

Sie können bei jedem Kunden im Kundendialog unter dem Register "Zusatzinformationen" für jeden Kunden eine abweichende Rechnungsadresse und ebenfalls eine abweichende Lieferadresse hinterlegen.

 

Wie lege ich gesonderte Preise für meine Kunden fest?

 

Sie können für Ihre Kunden auf 2 Arten individuelle Preise festlegen.

Zum Einen können Sie im Kundendialog im Register "Konditionen" im Feld Artikelpreise festlegen und ändern.

Zum Anderen können Sie dies ebenfalls im Artikeldialog im Register "Verkauf" im Feld Kundenpreise durchführen.

 

Wo finde ich eine Auswertung aller Belege zu einem Kunden?

 

Ebenfalls im Kundendialog zu finden ist das Register "Belege". Dieses zeigt eine komplette Übersicht der Angebote, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen zum ausgewählten Kunden. Zum Betrachten und Aktualisieren bitte in das jeweilige Feld klicken.

 

Wo finde ich alle Ereignisse zu einem Kunden (Kontakte, Telefonate, Emails, etc.) ?

 

Eine Gesamtübersicht aller Ereignisse zu einem Kunden bekommen Sie, wenn sie die Schaltfläche Funktionen wählen und hier unter Historie>>Kunde Gesamthistorie gehen und diese Funktion auswählen.

Es werden alle Ereignisdaten (wie zB Rechnungen, Lieferungen, Kontakte, Termine usw.) angezeigt.

 

Wie erfasse ich Ereignisse zu einem Kunden?

 

Um einen neuen Kundenkontakt (Telefonate, Gespräche, Termine etc.) zu erfassen, wählen Sie im Kundendialog die Funktion Kommunikation>>Kundenkontakt erfassen.

 

 

Artikel

 

Wie ordne ich einem Artikel eine Artikelgruppe zu?

 

Sie können im Artikeldialog im Register "Stammdaten" im Feld Artikelgruppen jedem Artikel einer Artikelgruppe hinzufügen. Bereits angelegte Artikelgruppen sind mit dem Dropdown Menü auswählbar.

Sollten Sie eine neue Artikelgruppe anlegen wollen, brauchen Sie lediglich in das Feld rechtsklicken und können mit dem Menüpunkt "Neu" eine neue Gruppe hinzufügen.

 

Eine hierachische Artikelgruppe definieren Sie, indem Sie in der Artikelgruppe das Feld "Untergruppe von" ausfüllen und hier die übergeordnete Gruppe auswählen. Besonders praktisch ist dies im Suchdialog, da bei der Suche nach Artikelgruppen, dessen Untergruppen ebenfalls angezeigt werden.

 

Wie kann ich mir den Lagerstand von Artikeln anzeigen lassen?

 

Den Lagerstand zu einem Artikel erhalten Sie, wenn Sie im Artikeldialog die Funktion Lager>>Lagerstand>>Lagerstand anzeigen ausführen.

 

Wie führe ich eine Inventur durch?

 

Eine detailgenaue Beschreibung des Inventurvorgangs finden Sie im Themenbereich Inventur.“

 

Einkauf

 

Wo füge ich Einkaufspreise meinen Artikeln hinzu bzw. wo kann ich diese anpassen?

 

Im Artikeldialog unter dem Register "Einkauf" können Sie Ihren Artikel Einkaufspreise und Lieferanten hinterlegen und diese bei Bedarf auch anpassen.

 

Wo finde ich die Möglichkeit mir anhand eines Mindestbestands einen Bestellvorschlag generieren zu lassen?

 

Für die Bestellung eines Artikels basierend auf auf einem Mindestbestand rufen Sie im Dialog Artikel die Funktion Einkauf>>Lagerbestellung auf.

 

Wie kann ich eine auftragsbezogene Bestellung erfassen und eine Anfrage-Bestellung beim Lieferanten erzeugen?

 

Sie können eine eine auftragsbezogene Bestellung bei einem Lieferanten auslösen, wenn Sie einen Auftrag eines Kunden verbuchen, der Positionen enthält, welche in Ihren Stammdaten das Häkchen in auftragsbezogene Bestellung gesetzt haben (Artikel, Register Einkauf, Häkchen setzen bei auftragsbezogener Bestellung)

 

Wo finde ich die Exportmöglichkeit für mein Telebanking?

 

Wechseln Sie in den Dialog Einkauf>>Rechnungen Lieferant. Hier wählen Sie die Funktion Belege>>Export Telebanking. Diese Funktion exportiert Ihre Rechnungen in eine für Ihr Telebanking lesbare Textdatei.

 

Nummernkreise

 

Wie setze ich den Nummernkreis auf den aktuellen Wert?

 

Diese Funktionen stehen Ihnen nur mit Ihrem Administrationszugang zur Verfügung.

Genauere Details finden Sie im Themenbereich "Nummernkreis".

 

Wie kann ich den Nummernkreis-Wert um 1 zurückstellen?

Im gewünschten Beleg (z.B. Rechnung) finden Sie unter Funktionen => Wartung die Funktion Letzte Belegnummer wieder freigeben

 

Wie kann ich Belege für das alte Jahr erfassen?

 

Wenn Sie Anfang des neuen Jahres noch einen Beleg für das alte Jahr erfassen wollen, müssen Sie die Systemzeit Ihres Computers auf die gewüschte Zeit bzw. das gewünschte Datum stellen.

 

Rechnung

 

Wie kann ich eine Rechnung löschen bzw. stornieren?

 

Eine Rechnung an sich zu löschen ist nicht möglich, da ansonsten eine Lücke im Nummernkreis entstehen würde.

Eine Alternative dazu, wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde, ist die Erstellung einer Gutschrift.

Wurde die Rechnung noch nicht bezahlt, kann man die Rechnung annulieren -> Funktion Rechnung annulieren.

 

Wie markiere ich eine Rechnung als bezahlt?

 

Um eine Rechnung als bezahlt zu markieren, wechseln Sie in den Dialog Rechnung und wählen hierfür die Funktion Belege>>Rechnung bezahlt aus.

 

Was tun, wenn ich eine Mahnung stellen muss?

 

Für das komplexe Thema Mahnung, empfehlen wir sich die detaillierte Themenbeschreibung anzusehen.

 

Wo finde ich einen Überblick zu offenen Posten?

 

Für einen Überblick über alle offenen Posten im Verkauf, wechseln sie in den Menüpunkt Rechnung und wählen das Dialogfeld "Offene Posten Verkauf" an. Sie erhalten eine Liste mit allen offenen Posten und erhalten Informationen zu Kunde, Datum, und den offenen Summen.

 

 

Gutschrift

 

Wie lege ich eine Gutschrift an?

 

Für die Erstellung einer Gutschrift legen sie ganz normal eine Rechnung an. Geben Sie die Postionen mit negativer Menge ein, da diese ja wieder zurück in Ihren Bestand gehen. Dies ergibt nun einen negativen Betrag, welchen Sie als Gutschrift verwenden können oder entsprechend Ihrer Geschäftspraktiken auch dem Kunden bar auszahlen können.

 

Wie kann ich die Gutschrift drucken?

 

Verwenden Sie für den Ausdruck einer Gutschrift, die Formularvorlage "Rechnungsgutschrift" in den Druckoptionen.

 

 

Belege

 

Wie und welche Belege kann ich verbuchen und stornieren?

 

Sie können jegliche Art von Belegen wie Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Anlieferung über das jeweilige Dialogfeld und der Funktionsgruppe Buchung, verbuchen und ggf. stornieren.

 

Wo finde ich eine Übersicht zu nichtgebuchten Belegen?

 

In dem Menüpunk wie Rechnung, Auftrag, Lieferschein finden Sie in der linken Navigationsleiste den Punkt Auswertungen. Darin enthalten ist eine Auswertung der Nichtgebuchten Belege.

 

Was ist die Funktion "Beleg als erledigt markieren" und wie kann ich diese sinnvoll nutzen?

 

Sie können alle Art von Belegen als erledigt markiern. Diese Funktion ist in den Funktionen des jeweiligen Belegdialogs zu finden. Belege>>Beleg als erledigt markieren.

Nutzen Sie diese Funktion wenn Sie einen Beleg aus den Übersichten der nicht gebuchten Belege entfernen wollen, ohne ihn zu verbuchen, weil er auf eine andere Weise erledigt wurde.

 

Wie kann ich Belege schnell umwandeln (zB Lieferschein in Rechnung) ?

 

Für eine schnelle Umwandlung von Belegen in eine der nächsten Stufen, finden Sie in der Registerkarte Daten auf der rechten Seite folgende Symbole:

 

 

Mit diesen können Sie schnelle eine Umwandlung von zB. Lieferschein in Rechnung durchführen.

Lager

 

Welche Möglichkeiten gibt es einen Lagerausgang zu verbuchen?

 

Einen Lagerausgang können Sie auf 3 Arten verbuchen:

 

 

Welche Möglichkeiten gibt es einen Lagereingang zu verbuchen?

 

Einen Lagereingang können Sie auf 2 Arten verbuchen

 

 

 

Buchhaltung-Export

 

Welche Grundeingaben muss ich für den Export hinterlegen?

 

Je nachdem welche Buchhaltungssoftware müssen gewisse Einstellungen in der FutureFactory vorgenommen werden.

Einerseits müssen unter Verwaltung>>Optionen in dem Register FIBU, die Konten gemäß der Vorgabe Ihrer Buchhaltung eingetragen werden. Dies sind globale Einstellungen für den Export.

 

Gibt es nun jedoch spezielle Artikel oder Kunden, die eine eigene Kontenverbuchung erforden, müssen diese in den Stammdaten des jeweiligen Artikels (Registerkarte Kalkulation/FIBU) bzw. des jeweiligen Kunden (Registerkarte Konditionen >> Abw. Erlöskonto) eingetragen werden.

 

Wie führe ich den Export durch?

 

Für den Export wechseln in den Dialog Rechnung und führen Sie dort die benötigte Funktion im Bereich Buchhaltung aus.

 

Email

 

Wie versende ich E-Mails aus der FutureFactory?

 

E-Mails können einerseits standalone mit dem Communicator versendet werden. Der Communicator dient als Kommunikationsdrehscheibe für E-Mail Versand und Empfang.

Genauere Infos finden Sie im Thema Communicator.

 

Sie haben außerdem die Möglichkeit sämtliche Belege mittels der Funktion Kommunikation>>Beleg als E-Mail versenden an die gewünschten Adressaten zu senden.

Die weiteren Funktionen der Gruppe Kommunikation bieten weitere Möglichkeiten mit Ihren Kunden via E-Mail in Kontakt zu treten.

 

Wie kann ich die Textbausteine der E-Mails ändern?

 

Für die Änderung der Textbausteine können Sie einerseits mittels Administrationszugang über die Schaltfläche Verwaltung/Stammdaten und den Dialog Texbausteine Zugriff nehmen.

 

Die andere Option für die Bearbeitung liegt im Zuge des Erstellens der Email.Sie können im Feld des Textes rechts klicken und die Option Textbaustein bearbeiten anklicken und Ihren Wunschtext eingeben.

 

 

Briefe/Serienbriefe

 

Wie kann ich Serienbriefe erstellen?

 

Eine detaillierte Beschreibung der Erstellung von Serienbriefen lesen Sie hier nach.

 

Benutzerrechte

 

Wie kann ich die Rechte für Benutzer ändern?

 

Für die Änderungen an Benutzerrechten müssen Sie sich mit Ihrem Adminstrationszugang einloggen.

Anschließend können Sie unter Verwaltung und dem Dialog Adminstrator die Rechte der Benutzergruppen ändern.

 

Sie können die Benutzergruppen Ihren Wünschen und gemäß der Erlaubnisstufen anpassen und anschließend Ihren Mitarbeitern zuordnen.

Die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Benutzergruppe erfolgt im Dialog Benutzer. Hier wählen Sie den gewünschten Benuter aus und vergeben die gewünschte Benutzergruppe,

 

 

Daten Import

 

Wie und welche Daten kann ich importieren?

 

Sie können folgende Daten importieren:

 

 

Die Funktionen für den Import finden Sie in den jeweiligen Dialgen (Artikel, Kunde, Lieferant).

Für Detailinformation zum Import rufen Sie das Thema Import auf.

 

Arbeitszeiterfassung

 

Wie erstelle und hinterlege ich Arbeitszeitmodelle?

 

Für die Erstellung von Arbeitszeitmodellen wechseln Sie auf auf den Menüpunkt Verwaltung und öffnen den Dialog Stammdaten. Hier finden Sie die Funktion Arbeitszeitmodell. Hier können Sie Arbeitszeitmodelle für Ihre Mitarbeiter erstellen.

 

Haben Sie Ihre gewünschten Arbeitszeitmodelle erfasst, können Sie Ihren Mitarbeitern diese unter dem Dialog Mitarbeiter in der Registerkarte Zeiterfassung vergeben.

 

Wie kann ich Ereignisse, wie Urlaub und Krankenstand erfassen?

 

Im Dialog Mitarbeiter finden Sie die Tabelle Abwesenheit Mitarbeiter. Über diese können Sie die Urlaube und Krankenstandszeiten Ihrer Mitarbeiter bearbeiten.

 

Wie setze ich den Zeitausgleichsstand und kalkuliere diesen?

 

Diese Möglichkeit steht Ihnen im Dialog Mitarbeiter mit der Funktion Arbeitszeiterfassung>>Korrektur>>Zeitausgleich und Urlaub manuell setzen zur Verfügung.

 

Diese Funktion ist ideal wenn sie einen neuen Mitarbeiter einstellen und ein Vortrag besteht bzw. es eine Falschberechnung hab oder einen Nachtrag von Überstunden.

 

Es ist empfehlenswert mittels der Funktion Arbeitszeiterfassung>>Statistiken Mitarbeiter akualisieren einmal monatlich für den letzten eines Monats die Arbeitszeiten zu aktualisieren und zu berechnen.

 

Wie kann ich mir die Monatsstatistik anzeigen lassen?

 

Für die Auswertung der Monatsstatistik wechseln Sie zum Dialog Mitarbeiter und dem gewünschten Mitarbeiter. Anschließend wechseln Sie dort zu Funktionen>>Arbeitszeiterfassung>>Auswertung>>Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigen und wählen nach Aufruf der Funktion den gewünschten Betrachtungszeitraum aus.

 

 

Point of Sale

 

Wie kann ich Kunden zuordnen und ggf. neu anlegen?

 

Einen Kunden können Sie im POS-Dialog über das Eingabefeld Kunde einfach auswählen bzw. mittels der Suchfunktion suchen.

Sollte der Kunde noch nicht angelegt sein, können Sie mit einem Rechtsklick in dieses Feld und der Option "Neu" einen neuen Kunden anlegen.

 

Wie ändere ich die Zahlungsarten?

 

Nach der Buchung der Positionen erscheint das Fenster der möglichen Bezahlungsarten. Bitte wählen Sie eine davon aus.

 

Sie können aber auch die Zahlart eines Belegs ändern, indem Sie im rechten Bildschirmabschnitt das Dropdown Menu Funktionen aufrufen und dort "Zahlungsart des letzten Belegs ändern" aufrufen.

 

 

Wie vergebe ich Rabatte?

 

Einen Rabatt vergeben Sie im unteren Bildschirmarbeit direkt über das Eingabefeld Rabatte.

 

Wie lege ich eine zusätzliche Kasse an?

 

Sie können im POS durch Rechtsklick auf das Kassenfeld im linken oberen Bildschirmabschnitt eine neue Kasse anlegen.

Selbiges gilt für das Anlegen eines neuen Benutzers

 

Kann ich einen Beleg parken?

 

Mittels des Funktionenblocks im POS-Bildschirm können Sie einen aktuellen Beleg auf parken setzen, wenn Sie inzwischen einen anderen erfassen müssen und ihn später mittels der Funktion Geparkten Beleg aufrufen wieder zu laden.

 

Wie führe ich eine Kassenkontrolle durch?

 

Führen Sie die Kassenkontrolle mittels der Funktion Münzaufstellung durch.

 

Wie schließe ich Komponenten wie Bondrucker, Kassenlade und Kundendisplay an?

 

Der Bondrucker ist wie ein gewöhnlicher Drucker mittels Windows installiert. Die Konfiguration in FutureFactory erfolgt über das Menü Verwaltung>>Einstellungen>>Optionen und dort im Register Kasse. Im Feld Kassendrucker ist der Name des Bondruckers einzugeben so wie es von Windows installiert wurde.

 

Die Kassenlade wird üblicherweise an den Bondrucker angeschlossen und wird über diesen gesteuert.

 

Outlook & Google

 

FutureFactory bietet Ihnen weitreichende Möglichkeiten Ihre Termine, Aufgaben und E-Mails sowohl mit Microsoft Outlook als auch mit Ihrem Google Konto zu synchronisieren.

 

Detaillierte Informationen entnehmen Sie bitte den Themen Outlook-Synchronisation / Outlook-Schnittstelle bzw. Google-Synchronisation.