Erlaubt es Ihnen, Ihre Daten automatisch mit Outlook abzugleichen.
Termine:
Auf Ihren Outlook Kalender werden alle zukünftigen Termine aus der Future Factory gespeichert, bei denen Sie Teilnehmer sind.
Im Gegenzug werden alle Termine aus Ihrem Outlook Kalender in der Future Factory erstellt, die noch ausstehend sind.
Aufgaben:
Auf Ihren Outlook Account werden alle unerledigten Aufgaben aus der Future Factory hochgeladen, bei denen Sie der zuständige Bearbeiter sind.
Im Gegenzug werden alle unerledigten Aufgaben aus Ihrem Outlook Account in der Future Factory erstellt.
Kontakte: (Kunden, Lieferanten)
Zuerst werden in Ihrem Google Account die beiden Gruppen „FF Kunden“ und „FF Lieferanten“ angelegt.
Bitte diese Gruppen nicht selbst anlegen bzw. löschen, denn sonst funktioniert die Synchronisation nicht mehr richtig.
Die Synchronisation erfolgt automatisch im Hintergrund, sobald Sie in der Software eingeloggt sind.
Für den manuellen Import/Export von Datensätzen siehe Thema Outlook-Schnittstelle
Automatische Synchronisation Aktivieren für Aufgaben, Termine, Kontaktadressen
Automatische Synchronisation Aktivieren für Emails
Outlook Synchronisationsordner Festlegen/Ändern
Siehe auch: Thema Google Synchronisation
Siehe auch: Thema Outlook Schnittstelle
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Ihre Daten (Kontakte, Termine, Aufgaben) werden periodisch überprüft und gegebenenfalls mit Outlook abgeglichen.
Sie können bestimmen welche Daten überprüft werden.
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Ablauf:
1. Öffnen Sie die Benutzeroptionen.
(Ganz rechts oben Button "Schraubenschlüssel" => Benutzeroptionen)
2. Wählen Sie im Synchronisationsziel "Outlook"
3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Sie eine automatische Synchronisation mit Outlook wünschen
AutoSync Kontakte
AutoSync Termine
AutoSync Aufgaben
4. Tragen Sie die Nummer(n) der jeweiligen Datentabelle(n) in das Textfeld neben dem Kontrollkästchen ein, deren Daten synchronisiert werden sollen (z.B.: "115" für Kunde, siehe unten).
Hinweis:
Die Tabellennummern können Sie aus der Titelleiste des entsprechenden Dialogs entnehmen.
Kontakte werden durch folgende Tabellen repräsentiert: Kunden (115), Lieferanten (180), Werbeaddressen (136), Mitarbeiter (200).
Für die Synchronisation von Kunden und Lieferanten tragen Sie z.B. "115,180" im Feld "Kontakttabellen Outlook" ein
Termine entsprechen Terminen in der Termintabelle (215).
Für die Synchronisation von Terminen tragen Sie den Wert "215" im Feld "Termintabellen Outlook" ein
Aufgaben entsprechen Aufgaben der Aufgabentabelle (41), können aber auch Arbeitspakete (176) aus dem Projektmanagement sein.
Für die Synchronisation von Aufgaben tragen Sie den Wert "41" im Feld "Aufgabentabellen Outlook" ein
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Ihr Outlook Posteingang und "Gesendete Objekte" wird periodisch nach E-Mails überprüft und gegebenenfalls importiert.
Vorbereitung:
Microsoft Outlook 2003:
Es wird NUR der Standardposteingangsordner von Outlook unterstützt - es sind keine weiteren Vorbereitungen notwendig!
Ab Microsoft Outlook 2007:
Hinterlegen Sie in den Stammdaten des aktuellen Mitarbeiters (Mitarbeiter, der dem angemeldeten Benutzer zugewiesen ist) die gewünschte Emailadresse, die in Ihrem Outlook als Konto konfiguriert ist und dessen Posteingang überwacht werden soll.
Andernfalls wird der Standardposteingangsordner von Outlook überwacht.
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Aktivierung:
1. Öffnen Sie die Benutzeroptionen.
(Ganz rechts oben Button "Schraubenschlüssel" => Benutzeroptionen)
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "AutoImport Emails".
3. (optional) In das Textfeld neben dem Kontrollkästchen können Sie bei Bedarf ein Skript (Skriptnummer) eintragen, dass bei jedem Import ausgeführt werden soll.
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Rechts oben auf den Button "Schraubenschlüssel" klicken, dann "Einstellungen", dann "Outlook Ordner ändern"
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Ablauf:
1. Wählen Sie "Outlook Ordner ändern".
2. Wählen Sie den Typ (Kontakt, Termin, Aufgabe) des Ordners aus.
3. Es öffnet sich das Outlook Ordnerauswahlfenster.
4. Wählen Sie einen passenden Ordner aus.
Hinweis:
Sollte der ausgewählte Ordner nicht den entsprechenden
Typ haben (Punkt 2), wird einen Warnung ausgegeben und das
Outlook Ordnerauswahlfenster (Punkt 3) erneut angezeigt.
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