Erste Schritte

Herzlich willkommen zu Ihrer Future Factory Business Software, der Software zu Ihrem Erfolg.

Dieses Kapitel wird Ihnen dabei helfen, Ihre Software erfolgreich zu installieren und die ersten Einstellungen durchzuführen.

Nach der Installation und der Grundeinrichtung, finden Sie hier weiters Hilfestellungen zu den ersten Schritten mit Ihrer Software.

Im Folgenden eine kurze Übersicht der folgenden Themen.

Installation der Software

Grundeinrichtungen durchführen

Benutzer verwalten

Nummernkreise einrichten

Stammdaten eingeben

Belege erfassen

Weitere wichtige Themen:

Installation der Software

Eine genaue Anleitung zur Installation finden Sie unter Erste Schritte - Installation

Software installieren
Setup ausführen und einzelne Schritte der Installation bestätigen

Als Administrator anmelden
Benutzername: administrator
Passwort: admin
Administrator Passwort ändern!

Registrierung durchführen
Startseite => Weitere Menüpunkte => Client registrieren
Geben Sie den Lizenzschlüssel ein, den Sie beim Kauf der Software erhalten haben.

Eine genaue Anleitung zur Installation finden Sie unter Erste Schritte - Installation

Grundeinrichtung

Eine genaue Anleitung zur Grundeinrichtung finden Sie unter Erste Schritte - Grundeinstellungen

Firmendaten setzen

Startseite => Firmendaten bearbeiten
Erfassen Sie hier Firmenbezeichnung, Adresse und Kontaktdaten für den Druck in Formularen.

Briefkopf Formulare bearbeiten

Logografik importieren
Startseite => Formulare anpassen => Logo importieren
Wählen Sie die gewünschte Grafikdatei aus, die als Logo verendet werden soll.

Briefkopf Design anpassen
Startseite => Formulare anpassen =>“ Briefkopf“ Button „Anpassen“
Positionierung der Felder, Größe des Logos anpassen.

Optionen setzen

Startseite => Optionen bearbeiten

Brutto-Kalkulation

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie mit Bruttopreisen für Endkunden kalkulieren wollen. Um Rundungsfehler zu vermeiden, werden dann alle Positionen mit den Bruttopreisen kalkuliert. Verwenden Sie in diesem Fall auch das Formular „Rechnung Brutto“ anstelle des Formulars „Rechnung“

Nachfragefrist Angebote

Frist in Tagen, nach der neu erstellte Angebote auf die Liste „Angebote nachfragen“ kommen sollen.
Die Frist wird in jedem Angebot im Feld „Nachfragen am“ mit dieser Tagesanzahl berechnet und kann bei Bedarf individuell auf ein beliebiges Datum gesetzt werden.

Gültigkeit Angebote

Frist in Tagen, wie lange ein Angebot gültig sein soll.
Die Frist wird in jedem Angebot im Feld „Gültig bis“ mit dieser Tagesanzahl berechnet und kann bei Bedarf individuell auf ein beliebiges Datum gesetzt werden.

Eine genaue Anleitung zur Grundeinrichtung finden Sie unter Erste Schritte - Grundeinstellungen

Benutzer anlegen

Startseite => Benutzer => Neuen Benutzer anlegen
Erfassen Sie Name, Vorname, Benutzername, Passwort und Benutzergruppe

Genauere Details dazu finden Sie unter Erste Schritte - Benutzer anlegen

Siehe auch: Thema Benutzerverwaltung

Siehe auch: Thema Benutzerrechte

Nummernkreise einrichten

Genauere Details dazu finden Sie unter Erste Schritte - Nummernkreise setzen

Typ anpassen (bei Bedarf)

Startseite =>Nummernkreise anpassen

Den gewünschten Nummernkreis wählen.

Startnummer setzen

Gewünschten Dialog öffnen (Rechnung, Angebot,…)

Funktionen => Wartung => Nummernkreis setzen.

Setzen Sie den Wert auf den zuletzt bereits verwendeten Wert. Der nächste neue Beleg erhält dann die nachfolgende Belegnummer.

Achtung!

Jeder Nummernkreis hat einen „Starttext“, der vor die eigentliche Nummer gesetzt wird.(Siehe „Typ anpassen“)

z.B. bei Rechnung ist der fixe Starttext „4“.

Die erste Rechnung erhält dadurch den Wert 40001/13, wenn die aktuelle Startnummer 0 ist. Die 4 wird fix davorgesetzt.

Genauere Details dazu finden Sie unter Erste Schritte - Nummernkreise setzen

Stammdaten

Genauere Details dazu finden Sie unter Erste Schritte - Stammdaten erfassen

Artikel anlegen

Dialog „Artikel“ => Button „Neuen Datensatz anlegen“

Wichtige Grundfelder:

Bezeichnung

Artikelgruppe

Steuersatz

Preis Netto / Preis Brutto

Artikel importieren

Als normaler Benutzer

Dialog Artikel => Funktionen => Wartung => Import/Export => „Artikel importieren/aktualisieren“

Als Administrator:

Startseite => Weitere Menüpunkte => „Artikel importieren/aktualisieren“

Info über Excel-Struktur

Lagerstände setzen / Inventur

Lagerstand einzeln setzen:

Dialog „Artikel“ => Feld „Lagerstand“ den gewünschten Wert eintragen.

Gemeinsam über eine Inventurliste:

Dialog „Inventurliste“ => Funktionen => Erzeugung => „Inventurliste erzeugen alle Artikel“

Mengen in der Inventurliste in der Spalte „Menge Ist“ eingeben

Inventurliste verbuchen

Kunden anlegen

Dialog „Kunde“ => Button „Neuen Datensatz anlegen“

Oder: Direkt bei der Belegerfassung (Angebot, Rechnung,…) im Beleg im Feld Kunde => rechte Maustaste => Neu

Kunden importieren

Dialog Kunde => Funktionen => Wartung => Import/Export => Kunden importieren

Info über Excel-Struktur

Genauere Details dazu finden Sie unter Erste Schritte - Stammdaten erfassen

Belege

Genauere Details dazu finden Sie unter Erste Schritte - Belege verfassen

Beleg erfassen (Angebot, Auftrag, Lieferschein,Rechnung)

Gewünschten Dialog aktivieren (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung)

Button „Neuen Datensatz anlegen“ klicken

Im Feld „Kunde“ den Kunden auswählen oder neu anlegen

Auf der Seite „Positionen“ die Artikel mit Mengen und Preisen erfassen

Bei Bedarf auf der Seite „Texte“ gewünschte Kopf- und Fussexte eingeben

Drucken:

Oben den Tab „Druck“ auswählen

Druckart wählen (Druck, PDF, Vorschau)

Gewünschtes Formular wählen

Verbuchen

Button „Auftrag verbuchen“

Button „Lieferschein verbuchen“

Button „Rechnung verbuchen“

Überleiten zur nächsten Belegstufe

Auftrag erzeugen aus Angebot