Im Datendialog können Sie Stammdaten (Artikel, Kunden,...) sowie Bewegungsdaten (Angebote, Aufträge,...) bearbeiten.

Im Daten - Dialog befinden sich ganz oben die Navigationselemente & rechts davon befindet sich die Anzeige der Identifikationsdaten des aktuellen Datensatzes, damit diese immer sichtbar sind, auch wenn Sie eine der hinteren Seiten der Eingabemaske auswählen.

Im Daten-Tab befinden sich

- Buttons für häufig benötigte Funktionen

In der Zeile darunter befinden sich die Tabs zur Anzeige und Auswahl der einzelnen Seiten, aus denen der aktuelle Datensatz besteht. Durch Klicken auf die einzelnen Tabs wird im unteren Bereich die gewählte Seite des Datensatzes dargestellt.

Im restlichen Teil des Fensters wird die ausgewählte Seite mit den Daten des aktuellen Datensatzes angezeigt. Hier können die einzelnen Datenelemente bearbeitet werden.

Beim Ändern von einzelnen Elementen werden je nach Konfiguration Ihres Systems andere Werte automatisch berechnet. So löst z.B. eine Änderung der Auftragspositionen automatisch die Neuberechnung der Auftragssumme aus.

Die Navigations- und Befehlselemente

Navigation in vorhandenen Datensätzen

Den ersten Datensatz auswählen

Den vorhergehenden Datensatz auswählen

Den Datensatz mit der angegebenen Nummer auswählen (EINGABE um Auswahl abzuschließen). Hier wird auch jeweils die aktuelle Datensatznummer angezeigt. Die Anzeige von "-1" bedeutet, dass kein gültiger Datensatz ausgewählt ist.

Schnellsuche: Hier können Sie auch Datensätze nach Ihrer Hauptbezeichnung suchen (z.B. Kundenname, Artikelbezeichnung,...) indem Sie die ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben (z.B. „hu“ für „Huber“ oder „?ber“ für „Huber“) und die Eingabe mit Enter abschließen. Es wird dann eine Liste mit allen Datensätzen angezeigt, die mit diesen Buchstaben anfangen. Markieren Sie dann den gewünschten Datensatz und klicken Sie auf OK um den Datensatz anzuzeigen.

Den nächsten Datensatz auswählen

Den letzten Datensatz auswählen

Datensätze nach beliebigen Kriterien suchen. Es erscheint ein Suchdialog, in dem Sie Eigenschaften vorgeben können, die das Suchergebnis haben soll.

Dieser Button zeigt Ihnen Ihre vorhergehende Suche an.

Bei den meisten Datensätzen kann auf der Seite "Status" angegeben werden, ob der Datensatz aktiv ist oder nicht. Datensätze, die nicht aktiv sind, erscheinen nicht in Eigenschafts- und Verweisfeldern und werden auch bei der Navigation und bei der Suche übergangen. Durch diese Einteilung können nicht mehr benötigte Datensätze (ehemalige Mitarbeiter,...) übergangen werden, ohne den Originaldatensatz zu löschen.

Im Hauptmenu kann unter dem Punkt Ansicht => Datensatzauswahl gewählt werden, ob auch deaktivierte Datensätze angezeigt werden sollen. Dann erscheinen alle Datensätze in der Navigation und bei der Suche.

Wird im Eingabefeld die Datensatznummer 0 eingegeben und Enter gedrückt, können die Vorgabewerte für neue Datensätze angesehen und bearbeitet werden. Alle neuen Datensätze erhalten dann automatisch die angegebenen Eigenschaften.

Nutzen Sie diese Option, um Eigenschaften vorzugeben, die bei fast allen Elementen gleich sind und sparen Sie sich dadurch die Eingabe bei neuen Datensätzen.

Neu anlegen von Datensätzen

Der neue Datensatz erhält automatisch die Eigenschaften, die im Datensatz 0 hinterlegt wurden (siehe Navigation). Je nach der Einstellung Ihres Systems erhalten einige Datensätze auch automatisch errechnete Eigenschaften. So können Aufträge z.B. neue Auftragsnummern, das aktuelle Datum und den aktuellen Benutzer als Bearbeiter zugewiesen bekommen.

Bearbeiten, Sperren und Speichern von Datensätzen

Future Factory Business ist ein Mehrbenutzersystem, in dem mehrere Benutzer gleichzeitig auf verschiedenen Computern Datensätze ansehen und bearbeiten können. Damit nun kein Konflikt zwischen zwei von verschiedenen Benutzern gleichzeitig im selben Datensatz vorgenommenen Änderungen entstehen kann, muss jeder Benutzer den gewünschten Datensatz für die Bearbeitung in der Datenbank sperren. Diese Sperre wird nur gewährt, wenn kein anderer Benutzer denselben Datensatz gesperrt hat. Nach der Bearbeitung wird der Datensatz wieder gespeichert und die Sperre dadurch aufgehoben. Der Datensatz steht nun anderen Benutzern wieder zur Bearbeitung zur Verfügung.

Das Sperren und Freigeben erfolgt automatisch wenn Sie Daten eingeben und zu anderen Datensätzen wechseln. Sie müssen sich also im Normalfall nicht darum kümmern.

Sperren:

Die Sperre in der Datenbank kann durch zwei Maßnahmen erreicht werden:

1. Klicken eines beliebigen Daten-Elements im Dialog (ausgenommen Listen)

2. Drücken auf den Knopf Datensatz Bearbeiten

In den meisten Fällen werden Sie die Sperre einfach durch das Klicken auf das Datenelement auslösen, dessen Inhalt Sie gerade Ändern wollen.

Nach erfolgter Sperre werden die aktuellen Daten von der Datenbank geholt, Sie können nun mit dem Bearbeiten fortfahren.

Freigeben (Speichern, Verwerfen)

Zum Aufheben der Sperre gibt es wiederum mehrere Möglichkeiten:

Wechseln zu einem anderen Datensatz => automatisches Speichern und freigeben

Speichern der Änderungen in der Datenbank:

Ihre Änderungen werden in die Datenbank geschrieben und der Datensatz freigegeben.

Verwerfen der Änderungen:

Ihre Änderungen werden verworfen, der Datensatz freigegeben und der ursprüngliche Datensatz wird wieder geladen.

Zeitablauf:

Wenn Sie in Ihrem Datensatz 5 Minuten lang keine Änderungen vornehmen, wird der Datensatz automatisch gespeichert und wieder freigegeben. Dadurch soll verhindert werden, daß "vergessene" Datensätze von anderen Benutzern nicht mehr bearbeitet werden können, wenn Sie z.B. gerade zum Mittagessen gegangen sind.

Kopieren aus anderen Datensätzen:

Beim Bearbeiten von Datensätzen haben Sie die Möglichkeiten von anderen Datensätzen Kopien anzulegen, um sich die Eingabe der gleichen Daten zu ersparen. So können Sie z.B. ein Anbot, das Sie schon einmal erstellt haben einfach kopieren und brauchen dann nur noch die Daten zu ändern, die Sie anders haben wollen.

Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems ist es bei einigen Tabellen auch möglich, Kopien von Datensätzen zu machen, die sich in anderen Tabellen befinden. So ist es z.B. möglich aus einem Auftrag auf diese Art automatisch eine Rechnung zu erstellen, wobei alle relevanten Daten in die neue Rechnung übernommen werden

Um diese Kopie zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erzeugen Sie einen neuen Datensatz

2. Drücken sie den Button KOPIEREN AUS

3. Wenn in Ihrem System für den neuen Datensatz aus anderen Tabellen kopiert werden kann, erscheint ein Auswahldialog, in dem Sie die Tabelle auswählen, aus der Sie Daten übernehmen wollen.

4. Geben Sie in den nun erscheinenden Suchdialog die Kriterien ein, die Sie benötigen, um den Originaldatensatz zu finden und wählen Sie diesen Datensatz dann aus der Ergebnisliste aus.

5. Die entsprechenden Daten werden nun automatisch übernommen und der Vorgang ist abgeschlossen. Sie können nun den Datensatz weiter bearbeiten und ihn speichern.

Funktionen ausführen

Zu vielen Tabellen gibt es Funktionen, die Sie zum aktuellen Datensatz ausführen können. Die Quickbuttons werden im Daten Tab rechts angezeigt, dies sind Funktionen die man am meisten verwendet in diesem Dialog.

Die von Ihnen zuletzt verwendeten Funktionen werden unter dem Tab Funktionen, rechts aufgelistet, damit Sie nicht immer danach suchen müssen.

Verweise auf den aktuellen Datensatz

Zu den meisten Datensätzen gibt es andere Datensätze in anderen Tabellen, die auf diesen Datensatz verweisen. So verweisen z.B. Aufträge auf Kunden usw. Um diese Datensätze anzuzeigen wählen Sie die Tabelle aus dem Verweisauswahlelement und drücken Sie auf VERWEIS AUF AKTUELLEN DATENSATZ ANZEIGEN.

Mit dieser Methode finden Sie z.B. alle Aufträge eines Kunden, alle Rechnungen zu einem Auftrag, usw.

Drucken und Druckvorschau

Zum Drucken wählen Sie aus dem folgenden Auswahldialog das gewünschte Formular und drücken auf OK. Das Formular wird dann gedruckt oder Sie können es in der Druckvorschau ansehen oder sogar als PDF drucken.

Prozess-Kontrolle

Die Verknüpfung zu den Prozessen erfolgt über diese beiden Buttons. Damit können Sie verfolgen, in welchen Prozeßschritten gerade Aufgaben zum aktuellen Datensatz anliegen und Sie können neue Aufgaben zum aktuellen Datensatz erzeugen.

Neue Aufgaben anlegen:

Es erscheint ein Auswahldialog in dem Sie die Art der Aufgabe, einen Erledigungstermin, einen zuständigen Mitarbeiter und eine Bemerkung angeben können.

Übersicht aktuelle Aufgaben:

Es erscheint eine Übersicht über alle aktuellen Aufgaben zum ausgewählten Datensatz.

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Datensatzstatistik:

 
Wenn es im aktuellen Dialog Statistiken zu einzelnen Datensätzen gibt (z.B. Umsatzstatistik des aktuellen Artikels), finden Sie diese im Tab Statistik. Wählen Sie aus den möglichen Statistiken die gewünschte aus und geben Sie den Zeitraum Ihrer Auswertung ein. Als Ergebnis erhalten Sie dann Ihre Auswertung.