Arbeitszeiterfassung

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Arbeitszeiterfassung

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Themen_Grafiken_weiter Notwendige Eingabe von Mitarbeitereigenschaften

Themen_Grafiken_weiter Beschreibung der Arbeitszeitmodell-Eigenschaften

Themen_Grafiken_weiter Erfassung durch den Mitarbeiter

Themen_Grafiken_weiter Erfassung von Stundenlisten durch eine zentrale Stelle (Sekretariat)

Themen_Grafiken_weiter Arztbesuch / Krankenstand / Urlaub / Zeitausgleich / Schulung

Themen_Grafiken_weiter Korrektur-Funktionen

Themen_Grafiken_weiter Auswertungen

Themen_Grafiken_weiter Anwesenheit

Themen_Grafiken_weiter Prozessschritte

Themen_Grafiken_weiter Einstellbare Optionen

 


Notwendige Eingabe von Mitarbeitereigenschaften

 

Mitarbeiternummer (Seite Stammdaten)

Nummer, die der Mitarbeiter bei der Zeiterfassung entweder manuell oder über ein Lesegerät eingeben muss. Wählen Sie bei der manuellen Eingabe eine zumindest 4-stellige Zahl, damit das „Erraten“ fremder Mitarbeiternummern erschwert und damit mutwillige Manipulationen verhindert werden.

 

Arbeitszeitmodell (Seite Zeiterfassung)

Fixes Arbeitszeitmodell

Wählen Sie im Feld „Arbeitszeitmodell“ das fixe Modell,das für den Mitarbeiter gelten soll

 

Variables Arbeitszeitmodell (nach Kalenderwoche)

Geben Sie in der Tabelle „Arbeitszeitmodelle“ für jede Kalenderwoche ein Arbeitszeitmodell ein. Bei Kalenderwochen, für die kein Arbeitszeitmodell eingegeben wurde, wird das Standard-Arbeitszeitmodell (Feld „Arbeitszeitmodell“) verwendet.

 


Beschreibung der Arbeitszeitmodell-Eigenschaften

 

Arbeitszeitentabelle

Tabelle mit täglichen Arbeitszeiten. Sie haben die Möglichkeit die tägliche Arbeitszeit und bis zu 3 Pausen zu erfassen.

 

Aufschläge

Zur Berücksichtigung von Wochenends- und Nachtarbeitsaufschlägen. Geben Sie jeweils den Prozentsatz (z.B. „50%“) an, der zur verbuchten Arbeitszeit hinzugezählt werden soll. Bei den Zeitaufschlägen 1-3 können Sie jeweils den Zeitraum angeben, in dem der Aufschlag berechnet werden soll.

 

ACHTUNG: Geben Sie keine Zeiträume an, die über Mitternacht laufen. Um z.B. den Zeitraum von20h Abends bis 6 Uhr Morgens einzugegeben, verwenden Sie 2 Felder, also einmal von 20:00 bis 23:59 und einmal von 0:00 bis 6:00.

 

Toleranzen

In die Felder „Toleranz Arbeitsbeginn“ und „Toleranz Arbeitsende“ geben Sie die Zeitdauer ein, bei deren Überschreitung der Mitarbeiter aufgefordert wird, eine Begründung einzugeben und bei der eine Aufgabe „Zeiterfassung kontrollieren“ erzeugt wird.

 

Arbeitszeit frühestens ab Arbeitsbeginn

Wenn Sie dieses Feld markieren, werden Anmeldungen vor dem offiziellen Arbeitsbeginn erst ab dem Arbeitsbeginn gerechnet. (z.B. Arbeitsbeginn 8:00, Anmeldung um 7:58 => Berechnung erst ab 8:00)

 


Erfassung durch den Mitarbeiter

 

Die Arbeitszeiterfassung erfolgt im Dialog „Arbeitszeiterfassung“

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Ablauf:

 

1. Ereignistyp bestimmen

Klicken Sie auf einen Button oder verwenden Sie eine der Funktionstasten, um den gewünschten Ereignistyp zu bestimmen

 

Kommt Arbeit

F4

MA kommt zur Arbeit

Geht Arbeit

F5

MA geht nach Hause

Geht Pause

F6

MA geht in die Pause

Kommt Pause

F7

MA kommt von der Pause

Geht Außendienst

F8

MA geht zum Außendienst

Kommt Außendienst

F9

MA kommt vom Außendienst

Standardmäßig wird das aktuelle Ereignis am Vormittag auf „Kommt Arbeit“ und am Nachmittag auf „Geht Arbeit“ gesetzt.

2. Mitarbeiternummer eingeben

Geben Sie nun Ihre Mitarbeiternummer ein, oder erfassen Sie sie über ein Lesegerät (Scanner)

 

 

 

Zusatzfunktionen:

 

Zeitpunkt manuell eingeben

Sie können den protokollierten Ereigniszeitpunkt manuell eingeben, wenn Sie z.B. vergessen haben sich an- oder abzumelden und dies mit der ursprünglichen Zeit nachholen wollen.

 

Um Missbrauch zu vermeiden, wird der tatsächliche Eingabezeitpunkt ebenfalls mitprotokolliert

 

Um diese Funktion zu nutzen, drücken Sie auf den Button oder die Funktionstaste „F10“, es erscheint die Bemerkung „Zeiteingabe“ Erfassen Sie nun wie gewohnt Ereignistyp und Mitarbeiternummer. Sie werden dann aufgefordert, einen abweichenden Zeitpunkt einzugeben.

 

Letztes Ereignis stornieren

Storniert das letzte Ereignis, d.h. der letzte Ereignis-Datensatz wird gelöscht und der Anwesenheitsstatus des Mitarbeiters zurückgesetzt.

 

Zeitausgleichsstand anzeigen

Zeigt nach Eingabe der Mitarbeiternummer den Zeitausgleichstand und den Urlaubsstand des Mitarbeiters an.


Erfassung von Stundenlisten durch eine zentrale Stelle (Sekretariat)

 

Sammelzeiterfassung Ereignisse

Zur manuellen Erfassung von Zeitereignissen (Kommt Arbeit, Geht Arbeit,...) für mehrere Mitarbeiter in einer Liste. Es werden jeweils die Einzelereignisse erfasst. (Mitarbeiter, Datum/Uhrzeit, Ereignisart (Kommt/Geht), Ereignistyp (Arbeit/Pause/Außendienst), Bemerkung)

 

Sammelzeiterfassung Beginn-Ende

Zur manuellen Erfassung von täglichen Arbeitszeiten für mehrere Mitarbeiter in einer Liste. Es werden für jeden Mitarbeiter Beginn und Endzeit erfasst, die notwendigen Zeitereignisse (Kommt Arbeit, Geht Arbeit) werden automatisch erzeugt.

 


Arztbesuch / Krankenstand / Urlaub / Zeitausgleich / Schulung

 

Abwesenheiten wie Arztbesuch, Krankenstand, Urlaub oder Zeitausgleich erfassen Sie in der Tabelle „Abwesenheit Mitarbeiter“

 

Diese Abwesenheiten sind auch in den Zeitplänen „Mitarbeiter Termine“ und „Urlaubsplan“ sichtbar.

 

Erfassen Sie jeweils folgende Informationen:

Mitarbeiter

 

Abwesenheitsart

Krankenstand für Arztbesuch und Krankenstand

 

Urlaub

 

Schulung

 

Zeitausgleich

 

Beginn und Ende

Zeitraum der Abwesenheit

 

Bemerkung

falls erforderlich

 

Sie können die Abwesenheit vor oder nach der tatsächlichen Abwesenheit eingeben, bei der nächsten Statistikaktualisierung werden jeweils nichtgebuchte Abwesenheiten, die bereits vorbei sind, gebucht. (d.h. heutige und zukünftige Abwesenheiten werden noch nicht berücksichtigt.)

 

Buchungsvorgänge:

Krankenstand:

Gleitzeit wird um Fehlzeit erhöht (gutgeschrieben)

Gesamtkrankenstand wird erhöht

 

Urlaub:

Gleitzeit wird um Fehlzeit erhöht (gutgeschrieben)

Urlaubsstand wird vermindert

 

Schulung:

Gleitzeit wird um Fehlzeit erhöht (gutgeschrieben)

Gesamtschulungsstand wird erhöht

 

Zeitausgleich:

Keine Buchung, da Fehlzeit automatisch vom Gleitzeitkonto abgezogen wird

 

Funktionen:

 

"Urlaubsstandliste Mitarbeiter"

Zeigt für alle Mitarbeiter den aktuellen Stand des Urlaubsguthabens an.

 

"Abwesenheit stornieren "

Die aktuelle Abwesenheit (Urlaub) wird storniert, wenn diese bereits durch eine Mitarbeiterkalkulation ("Statistiken Mitarbeiter aktualisieren") verbucht wurde.

 

Dadurch kann die Abwesenheit auch im Nachhinein korrigiert oder gelöscht werden und wird dann bei der nächsten Kalkulation mit den geänderten Werten berücksichtigt. Verwenden Sie diese Funktion, um bereits gebuchte Abwesenheiten zu korrigieren.

 

"Abwesenheitsstatistik Mitarbeiter "

Zeigt für alle Mitarbeiter die Abwesenheitsstatistik für den ausgewählten Zeitraum an. Dabei wird für jede Abwesenheitsart (Urlaub, Krank, Schulung,...) ein eigener Wert angegeben

 

"Neuen Urlaub gutschreiben "

Schreibt dem aktuellen Mitarbeiter einen eingegebenen Urlaubszeit gut. Dadurch wird der Urlaubsstand des Mitarbeiters erhöht.

 

Verwenden Sie diese Funktion, um zusätzlichen Urlaub gutzuschreiben.


Korrektur-Funktionen

 

Zeitausgleich und Urlaub manuell setzen

(nur mit Administratorrechten aufrufbar)

Zum manuellen Überschreiben des Urlaubstandes und Zeitausgleichsstandes um z.B. Fehlbuchungen zu korrigieren. Die Änderung wird im Bemerkungsfeld mitprotokolliert.

 

Gleitzeit mit Urlaub ausgleichen

(nur mit Administratorrechten aufrufbar)

Mit dieser Funktion können Sie Gleitzeitguthaben bzw. –rückstände in Urlaub umwandeln. Sie können die Anzahl der Urlaubstage eingeben, der Gleitzeitstand und der Urlaubsstand werden entsprechend korrigiert. Die Änderung wird im Bemerkungsfeld mitprotokolliert.

 

Mitarbeiterstatus manuell setzen

(nur mit Administratorrechten aufrufbar)

Text...

 


Auswertungen

 

Zeitausgleichsstand aktualisieren

(Statistiken Mitarbeiter aktualisieren)

Rufen Sie die Funktion Statistiken Mitarbeiter aktualisieren auf, um für alle Mitarbeiter den aktuellen Zeitausgleichsstand anzuzeigen. Danach finden Sie bei jedem Mitarbeiter im Dialog auf der Seite „Zeiterfassung“ im Feld „Zeitausgleichsstand“ den aktuellen Status.

 

Zeitereignisse anzeigen

Zeigt für einen gewählten Zeitraum alle Zeitereignisse des aktuellen Mitarbeiters in einer Liste an.

 

Zeitausgleichstände alle Mitarbeiter

Zeigt für alle Mitarbeiter den aktuellen Zeitausgleichsstand sowie den Zeitausgleichstand beim Monatswechsel an.

 

Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigen

Zeigt für einen gewählten Zeitraum für jeden Tag den Vergleich zwischen Soll-Stunden und Ist-Stunden an.

 

Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigen alle Mitarbeiter

Die Funktion zeigt für einen gewählten Zeitraum für alle Mitarbeiter den Vergleich zwischen Soll-Arbeitszeit (aus dem Arbeitszeitmodell) und Ist-Arbeitszeit (aus der Projektzeiterfassung).

 

Abweichende Zeiten anzeigen

Zeigt für den aktuellen Mitarbeiter und einen gewählten Zeitraum alle Zeitereignisse auf, die vom Normalzustand abweichen:

- Verspätete Ereignisse, abweichend von Arbeitszeitmodell

- Ereignisse mit manueller Zeiteingabe

 

Zeitausgleichhistorie anzeigen

Zeigt die Zeitausgleichshistorie für den aktuellen Mitarbeiter an.


Anwesenheit

 

 

Mitarbeiterstatus Anwesenheit anzeigen

Zeigt für alle Mitarbeiter den Status ihrer Anwesenheit an.

 

Anwesende Mitarbeiter anzeigen

Zeigt alle anwesenden Mitarbeiter an.

 


Prozessschritte

 

 

Zeiterfassung kontrollieren

Aufgaben für diesen Prozessschritt werden erzeugt, wenn folgende Ereignisse protokolliert werden:

- Verspätete Ereignisse, abweichend von Arbeitszeitmodell

- Ereignisse mit manueller Zeiteingabe

 

Dient zur Kontrolle durch den Vorgesetzten, um häufige Abweichungen erkennen zu können.

 

Urlaub gutschreiben

Zeigt Mitarbeiter an, bei denen ein neuer Jahresurlaub gutgeschrieben werden muss.

 


Einstellbare Optionen

 

 

Im Dialog „Optionen“ (erreichbar über das Menü „Datei“) können Sie auf der Seite „Mitarbeiter“ im Feld „Arbeitszeiterfassung“ folgende Optionen einstellen:

 

DIRECTEDIT:1

Schalter, um die Möglichkeit der manuellen Zeiteingabe ein- und auszuschalten.

 

LASTEVENTSNUMBER:20

Anzahl der letzten Ereignisse, die im Protokollfenster angezeigt werden sollen.

 

Achtung! Ändern Sie keine der anderen vorhandenen Optionen, da die Funktionalität der Zeiterfassung sonst nicht mehr gewährleistet werden kann.

 


Funktionen:

 


Themen_Grafiken_weiter

Abweichende Zeiten anzeigen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Abwesenheit stornieren

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Abwesenheitsstatistik Mitarbeiter

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Anwesende Mitarbeiter anzeigen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Gleitzeit mit Urlaub ausgleichen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Mitarbeiter Neueintritt

Zur Funktion Themen_Grafiken_liste

Themen_Grafiken_weiter

Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigen alle Mitarbeiter

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Neuen Urlaub gutschreiben

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Sammelzeiterfassung Beginn-Ende

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Sammelzeiterfassung Ereignisse

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Statistiken Mitarbeiter aktualisieren

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Urlaubsstandliste Mitarbeiter

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Zeitausgleich und Urlaub manuell setzen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Zeitausgleichshistorie anzeigen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Zeitausgleichsstände alle Mitarbeiter

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Zeiterfasungen anzeigen - ändern - löschen

Zur Funktion zur Funktion

Themen_Grafiken_weiter

Zeiterfassung stornieren

Zur Funktion zur Funktion


 

Funktion: Abweichende Zeiten anzeigen zur Funktion

 

Diese Funktionen zeigt für einen gewählten Zeitraum alle Zeitereignisse von Mitarbeitern an, die von der Norm abweichen.

 

Verwenden Sie diese Funktion, um Ihnen für den gewünschten Zeitraum abweichende Einträge Ihrer Mitarbeiter anzeigen zu lassen.


 

Funktion: Abwesenheit stornieren zur Funktion

 

Die aktuelle Abwesenheit (Urlaub) wird storniert, wenn diese bereits durch eine Mitarbeiterkalkulation ("Statistiken Mitarbeiter aktualisieren") verbucht wurde.

 

Dadurch kann die Abwesenheit auch im Nachhinein korrigiert oder gelöscht werden und wird dann bei der nächsten Kalkulation mit den geänderten Werten berücksichtigt.

Verwenden Sie diese Funktion, um bereits gebuchte Abwesenheiten zu korrigieren.


 

Funktion: Abwesenheitsstatistik Mitarbeiterzur Funktion

 

Zeigt für alle Mitarbeiter die Abwesenheitsstatistik für den ausgewählten Zeitraum an. Dabei wird für jede Abwesenheitsart (Urlaub, Krank, Schulung,...) ein eigener Wert angegeben.


 

Funktion: Anwesende Mitarbeiter anzeigen zur Funktion

 

Diese Funktion zeigt Ihnen alle angemeldeten Mitarbeiter in einer Liste an.


 

Funktion: Gleitzeit mit Urlaub ausgleichen zur Funktion

 

Wandelt den aktuellen Zeitausgleichsstand in eine Anzahl von Urlaubstagen um.


 

Funktion: Mitarbeiter Neueintritt

 

Diese Funktion hilft Ihnen den ausgetretenen Mitarbeiter neu zu erfassen


 

Funktion: Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigenzur Funktion

 

Diese Funktion zeigt Ihnen für einen gewählten Zeitraum für den aktuellen Mitarbeiter für jeden einzelnen Tag den Vergleich zwischen Soll-Arbeitszeit (aus dem Arbeitszeitmodell) und Ist-Arbeitszeit (aus der Projektzeiterfassung).


 

Funktion: Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigen alle Mitarbeiter zur Funktion

 

Die Funktion zeigt für einen gewählten Zeitraum für alle Mitarbeiter den Vergleich zwischen Soll-Arbeitszeit (aus dem Arbeitszeitmodell) und Ist-Arbeitszeit (aus der Projektzeiterfassung).


 

Funktion: Neuen Urlaub gutschreiben zur Funktion

 

Schreibt dem aktuellen Mitarbeiter einen eingegebenen Urlaubszeit gut. Dadurch wird der Urlaubsstand des Mitarbeiters erhöht.

 

Normalerweise wird der Urlaub, der dem neuen Mitarbeiter zusteht, automatisch gutgeschrieben, wenn Sie die Funktion "Statistiken Mitarbeiter aktualisieren" aufrufen. Jedesmal wenn ein Jahr seit dem Eintritt des Mitarbeiters vergangen ist, wird dann der Wert, der beim Mitarbeiter im Feld "Urlaubsanspruch Tage" auf der Seite "Lohn" eingetragen ist, dem aktuellen Urlaubsanspruch zugebucht.

 

Verwenden Sie diese Funktion, um zusätzlichen Urlaub gutzuschreiben.


 

Funktion: Sammelzeiterfassung Beginn - Ende zur Funktion

 

Diese Funktion dient Ihnen zur manuellen Erfassung von täglichen Arbeitszeiten für einen Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum, um das Eintragen von mehreren Zeiterfassungen zu erleichtern.


 

Funktion: Sammelzeiterfassung Ereignissezur Funktion

 

Diese Funktion dient der manuellen Erfassung von Zeitereignissen (Kommt Arbeit, Geht Arbeit) für mehrere Mitarbeiter in einer Liste.

Es werden jeweils die Einzelereignisse erfasst (Mitarbeiter, Datum/Uhrzeit, Ereignisart [Kommt/Geht], Ereignistyp [Arbeit/Pause/Außendienst], Bemerkung).


 

Funktion: Statistiken Mitarbeiter aktualisieren zur Funktion

 

Diese Funktion bucht alle noch nicht gebuchten Zeitereignisse (bis zum Vortag) und Abwesenheiten. Dadurch werden für jeden Mitarbeiter die Werte Zeitausgleichsstand, Urlaubsstand, Krankenstand und Schulungsstand aktualisiert.


 

Funktion: Urlaubsstandliste Mitarbeiter zur Funktion

 

Zeigt für alle Mitarbeiter den aktuellen Stand des Urlaubsguthabens an.


 

Funktion: Zeitausgleich und Urlaub manuell setzenzur Funktion

 

Diese Funktion erlaubt Ihnen das manuelle Setzen des Zeitausgleichs- und Urlaubsstandes. Die Korrektur wird im Feld „Bemerkung“ mitprotokolliert.


 

Funktion: Zeitausgleichshistorie anzeigen zur Funktion

 

Zeigt die Zeitausgleichshistorie für den aktuellen Mitarbeiter an.

 

Bei jeder Neukalkulation des Zeitausgleichs wird der aktuelle Zeitausgleichsstand abgespeichert, um die Entwicklung des Zeitausgleichs nachvollziehen zu können. Diese Historie kann mit dieser Funktion aufgerufen werden.


 

Funktion: Zeitausgleichsstände alle Mitarbeiter zur Funktion

 

Diese Funktion zeigt Ihnen für alle Mitarbeiter den aktuellen Zeitausgleichsstand sowie den Zeitausgleichstand beim Monatswechsel an.


 

Funktion:Zeiterfassung anzeigen - ändern - löschenzur Funktion

 

Mit dieser Funktion können Sie sich die Zeiterfassungen des aktuellen Mitarbeiters anzeigen, ändern oder löschen. Nach der Auswahl der Aktion, wählen Sie den Zeitraum für die Zeiterfassung aus


 

Funktion: Zeiterfassung stornieren zur Funktion

 

Der aktuelle Zeiterfassungseintrag wird storniert, wenn dieser bereits durch eine Mitarbeiterkalkulation ("Statistiken Mitarbeiter aktualisieren Projektzeiterfassung") verbucht wurde.

 

Dadurch kann die Zeiterfassung auch im Nachhinein korrigiert oder gelöscht werden und wird dann bei der nächsten Kalkulation mit den geänderten Werten berücksichtigt.

Verwenden Sie diese Funktion, um bereits gebuchte Zeiterfassungen zu korrigieren.