Eventmodul (Veranstaltungen) |
  
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Eventmodul (Veranstaltungen) |
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Mit dem Eventmodul können Veranstaltungen ausgeschrieben und Anmeldungen verwaltet werden. Dieses Modul spielt mit der Online Plattform "http://events.network-butler.at/" auf der sich die Teilnehmer anmelden können |
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Sonderfall: Zu einer Veranstaltung eines anderen Partners einladen
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1.) Um eine neue Veranstaltung zu erfassen klicken Sie auf den Button "Neu". Folgende Felder sind zumindest zu befüllen: Titel, Datum Beginn, Datum Ende, Maximale Teilnehmerzahl, Ort und Beschreibung der Veranstaltung. Falls alle notwendige Felder nicht befüllt sind bekommen Sie die folgende Fehlermeldung:
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2.) Fügen Sie Kunden zu der Veranstaltung mit dem Button "Kunden über freie Suche hinzufügen".
Sie können alle bestehenden Kunden einladen oder die Suche nach gewünschten Parametern einschränken (Kundenkategorie, eigene Netzwerke usw). |
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3) Laden sie die Veranstaltung auf die Platform hoch mit der Funktion "Veranstaltung hochladen".
Sie können dabei ein Passwort vergeben, um auch Online die Anmeldungen ansehen zu können.
Durch das Hochladen wird die Veranstaltung in die Online-Platform hochgeladen, wo sich die Teilnehmer anmelden können.
Dabei erhalten Sie eine Veranstaltungs-ID und einen Link für die Veranstaltung. Diese Felder werden automatisch erzeugt.
Mit der Funktion „Kunden einladen“ werden Kunden mit einem individuellen Link eingeladen. Die Kundendaten werden dabei auf den Server hochgeladen. Jeder Kunde erhält seinen eigenen, individuellen Link in der Email und muss seine Daten dann auf der Plattform nicht mehr eingeben. Er muss nur noch mit „Ich nehme teil“ oder „ich nehme nicht teil“ bestätigen.
Zuerst bekommen Sie die Abfrage, ob Sie die Einladung von einer gewünschten E-mail Adresse versenden wollen. Falls Sie in der Software den Communicator schon eingerichtet haben, können Sie diesen Feld leer lassen.
Danach bekommen Sie eine Brieftextvorlage, die an die Kunden versendet wird. Sie haben auch die Möglichkeit die zu bearbeiten. In der weiteren Folge haben Sie die Möglichkeit, die Kunden, die Sie als Kunden in der Veranstaltung direkt eingetragen haben, als Kunden in die Software einzutragen.
Weiter können Sie auswählen, ob Sie die Einladung an alle eingetragene Kunden versenden möchten.
Danach bekommen Sie die Meldung, dass die Funktion erfolgreich versendet worden ist.
Nachdem Sie die Funktion erfolgreich ausgeführt haben, werden Sie bei der erneuten Ausführung der Funktion gefragt, ob die Erinnerung an die bereits eingeladene Kunden nocheinmal versendet werden sollte.
Kunde erhält einen individuellen Link in der E-mail. Es ist nicht notwendig die Kundendaten einzutragen, die Anmeldung wird mit dem Klick auf Zusagen bestätigt. Danach bekommt der Kunde eine Anmeldungsbestätigung per E-Mail.
Alternativ können sich die Kunden auch mit dem allgemeinen Link anmelden. In dem Fall müssen Kundendaten angegeben werden.
Mit der Funktion „Zu-Absagen“ können Sie direkt aus der Software die Zu- oder Absagen verwalten. Sie werden an die Online Erfassungsdatei weitergeleitet, wo Sie direkt die Teilnahmeoption eintragen können. Um den geänderten Status auch in die Software zu übernehmen führen Sie die Funktion „Download Anmeldungen“ auf Sie erhalten alle Zusagen und Absagen in die Software, indem Sie die Funktion Download Anmeldungen ausführen.
Die Daten können Sie dann auf der Seite Adressen sehen.
Unter Adressen sind drei Listen zu sehen: -Zusagenliste: Alle, die zugesagt haben -Absagenliste: Alle, die abgesagt haben -Offene Einladungen: Die Kunden, die sich noch nicht gemeldet haben
Wenn Sie an angemeldete Teilnehmer eine Email mit weiteren Informationen oder eine Erinnerung zusenden wollen, verwenden Sie die Funktion „Kunden Info-Mail zusenden“
Sie können einen Auswahl treffen an welche Gruppe Sie die Email versenden wollen.
Weiter steht Ihnen eine weitere Möglichkeit, den einzelnen Kunden die Info Email nicht zu versenden, indem Sie die Namen aus der Checkliste entfernen. Die erstellte Liste bestätigen Sie mit OK. Weiter wählen Sie den erwünschten Textbaustein aus, den Sie auch vor dem Versand bearbeiten können.
Nachdem die Emails verschickt werden, bekommen Sie von der Software eine Bestätigung.
Mit dem Formular „Teilnehmerliste“ drucken Sie eine Liste aller angemeldeten Teilnehmer.
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Wenn Sie eine hochgeladene Veranstaltung löschen möchten, beachten Sie, dass die Veranstaltung zuerst aus der Online Platform entfernt werden sollte. Das führen Sie aus, indem Sie die Funktion Veranstaltung löschen aus der Funktionen auswählen.
Danach bekommen Sie die Meldung "Veranstaltung erfolgreich gelöscht", die Informationen in der Veranstaltungs-ID sind nicht mehr vorhanden und der früher generierte Link funktioniert nicht mehr. Erst nachdem Sie die Veranstaltung aus der Online Platform entfernt haben, können Sie mit der Löschfunktion aus dem Client enfternen.
Falls Sie zufälligerweise die Veranstaltung gelöscht haben, ohne die zuerst aus der Online Platform entfernt zu haben, müssen Sie die gelöschte Veranstaltung aus dem Papierkorb zurückholen. Papierkorb finden Sie unter dem Schraubenschlüssel. Dort wählen Sie bitte Papierkorb und danach Papierkorbdaten wiederherstellen aus.
Ihre Veranstaltung finden Sie unter dem Punkt Werbemaßnahme. Markieren Sie die Veranstaltung die Sie zurückholen wollen und klicken Sie auf ok. Danach erhalten Sie die Abfrage, ob Sie den ausgewählten Anzahl wiederherzustellenden Datensätze zurückholen wollen. Mit der Bestätigung ist der Datensatz wieder im Client vorhanden und kann zuerst aus der Platform entfernt werden. Wenn Sie eine hochgeladene Veranstaltung ändern wollen, dann verwenden Sie einfach noch einmal die Funktion „Veranstaltung hochladen“.
Mit der Funktion „Veranstaltung kopieren“ können Sie aus einer bestehenden Veranstaltung eine Kopie erzeugen. Rufen Sie die Veranstaltung auf, die Sie kopieren möchten. Die Funktion „Veranstaltung kopieren" finden Sie unter „Funktionen"
Es besteht dabei die Möglichkeit auch die Kunden aus der ursprünglichen Veranstaltung zu übernehmen.
Die neue Veranstaltung kann beliebig bearbeitet werden (zusätzliche Kunden können eingeladen werden, Veranstaltung kann hochgeladen werden usw.) Sonderfall: Zu einer Veranstaltung eines anderen Partners einladen Wenn Sie eine Veranstaltung anlegen und von einer bestehenden Veranstaltung die Veranstaltungs-ID manuell eintragen, können Sie diese Veranstaltung nicht mehr hochladen.
Sie können aber zu einer fremden Veranstaltung Ihre Kunden einladen und auch deren An- und Abmeldungen verwalten. So können Sie Personen zu einer Veranstaltung Ihres Partners /Sponsor einladen. In diesem Fall sollen Sie eine neue Veranstaltung erstellen, wobei Sie die Bezeichnung, Datum und Ort der Veranstaltung anlegen sollen. Es ist nicht notwendig eine Beschreibung der Veranstaltung einzutragen. In der erstellten Veranstaltung tragen Sie die Veranstaltungs-ID der bereits vorhandenen Veranstaltung ein. Merken Sie sich dabei, dass diese Veranstaltung nicht hochgeladen wird.
Personen können Sie zu einer fremden Veranstaltung mit der Funktionen Kunden hinzufügen oder Kunden einladen hinzufügen.
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