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Siehe auch:

Belege; Auftrag; Angebot; Rechnung;

Mit dem Modul „Projektzeiterfassung“ können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter einzelnen Projekten, Aufträgen oder Kunden zuordnen.

Notwendige Eingabe von Daten

Erfassung durch den Mitarbeiter

Auswertungen

Mitarbeiter

Projekt

Auftrag

Kunde

Verrechnung

Einstellbare Optionen

Notwendige Eingabe von Daten

Mitarbeiter:

Um bei der Auswertung der Projektzeiterfassung auch Kosten auswerten zu können, müssen Sie beiden Mitarbeitern folgende Felder ausfüllen:

Seite „Lohn“:

Wochenstunden                    Arbeitsstunden pro Woche (z.B.38,5) Bruttolohn                               Bruttolohn pro Monat

Lohnnebenkosten %            Lohnnebenkostensatz

Seite „KORE“:

Verrechnungskosten pro Stunde // Stundensatz der Kunden verrechnet werden soll.

Basistabelle wählen

Stellen Sie ein, ob Sie die Zeiterfassung für Projekte, Aufträge oder Kunden durchführen wollen. (siehe weiter unten unter „Einstellbare Optionen“)

Erfassung durch den Mitarbeiter

Die Projektzeiterfassung erfolgt im Dialog „Projektzeiterfassung“

Zeiten erfassen:

1. Mitarbeiter eingeben

2. Datum wählen (voreingestellt ist jeweils das heutige Datum)

3. Zeiten eingeben

a) Neue Zeile anlegen durch Klick auf erste freie Zeile

b) Zeit „von“ und „bis“ eingeben.

Sie können die Zeiten in folgenden Formaten eingeben:

- Doppelpunkt, Punkt oder Beistrich als Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten. z.B. „8:30“ oder „8,30“ oder „8.30“

- Kein Trennzeichen z.B. „830“ ergibt „8:30“ „0830“ ergibt „8:30“ „8“ ergibt „8:00“

c) Zuordnung eingeben

Wählen Sie die Zuordnung der Zeit über das Suchfeld, oder wählen Sie die Zuordnung aus der Historieliste.

d) Tätigkeitstyp und Bemerkung (falls erwünscht) eingeben

4. Buchen

Externe Kosten,

Diäten,

Ressourcenbelegungen

erfassen und bearbeiten

Erfassen:

1. Markieren des entsprechenden Projekts/Auftrags/Kunden in der Historieliste

2. Button „Neu“ anklicken bei Externen Kosten / Diäten / Ressourcenbelegung

3. Zusatzinformationen im Dialog „Neuen Datensatz anlegen“ eingeben

Bearbeiten:

1. Markieren des Datensatzes, der bearbeitet werden soll.

2. Button „Öffnen“ anklicken

3. Daten im Dialog „Datensatz bearbeiten“ eingeben

Löschen:

1. Markieren des Datensatzes, der gelöscht werden soll.

2. Button „Löschen“ anklicken

Kopie einer Ressourcenbelegung erstellen

1. Markieren des Datensatzes, der kopiert werden soll.

2. Button „Kopieren“ anklicken

3. Daten im Dialog „Datensatz bearbeiten“ eingeben

Auswertungen

Mitarbeiter:

Projektzeiterfassung Liste Zeitraum

Zeigt alle erfassten Zeiten des aktuellen Mitarbeiters für einen gewählten Zeitraum in einer Liste

Projektzeiterfassung Liste Projekt

Zeigt alle erfassten Zeiten des aktuellen Mitarbeiters für ein bestimmtes Projekt in einer Liste

Projektzeiterfassung Liste Auftrag

Zeigt alle erfassten Zeiten des aktuellen Mitarbeiters für einen bestimmten Auftrag in einer Liste

Projektzeiten + Diäten Mitarbeiterübersicht

Zeigt für alle Mitarbeiter die Summe der erfassten Projektzeiten und Diäten in einem ausgewählten Zeitraum.

Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigen

Zeigt für den aktuellen Mitarbeiter für einen ausgewählten Zeitraum einen täglichen Vergleich zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit.

Monats-Arbeitszeitenstatistik anzeigen alle Mitarbeiter

Zeigt für alle Mitarbeiter für einen ausgewählten Zeitraum den Gesamtvergleich zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit.

Diäten Zusammenfassung Mitarbeiter

Zeigt für den aktuellen Mitarbeiter für einen ausgewählten Zeitraum eine Zusammenfassung der erfassten Diäten mit Anzahl, Verrechnungssatz und Gesamtsumme.

Diäten Liste Mitarbeiter

Zeigt für den aktuellen Mitarbeiter für einen ausgewählten Zeitraum alle erfassten Diäten mit Datum, Diätenart, Anzahl, Verrechnungssatz und Summe.

Projekt:

Im Projektdatensatz finden Sie auf den Seiten „Zeiterfassung“ und „Kosten“ Gesamtübersichten über alle dem aktuellen Projekt zugeordneten Zeiten, Diäten und externen Kosten.

Funktionen:

Projekt Zeiten + Kosten aktualisieren

Rechnet Daten aus der Projektzeiterfassung, aus der Kostenerfassung und aus der Diätenerfassung in die einzelnen Arbeitspakete ein und aktualisiert so die Statistiken der Arbeitspakete und des Projekts.

Arbeitspakete Leistung vergleichen

Zeigt eine Statistik aller Arbeitspakete, in der die geplanten Soll-Zeiten und Soll-Mengen den Ist-Zeiten und Ist-Mengen gegenübergestellt werden.

Auswertung Arbeitszeit Arbeitspaketsuche

Zeigt für eine Auswahl von Arbeitspaketen aus verschiedenen Projekten (Suche über Bezeichnung des Arbeitspaketes) die tatsächlich aufgewendeten Arbeitszeiten an.

Auswertung Projektzeiten Abteilung

Kalkuliert die Summen aus der Projektzeiterfassung für die einzelnen Abteilungen des Unternehmens.

Auswertung Projektzeiten Arbeitspaketkategorie

Kalkuliert die Summen aus der Projektzeiterfassung für die einzelnen Arbeitspaketkategorien.

Auswertung Projektzeiten Mitarbeiter

Kalkuliert die Summen aus der Projektzeiterfassung für die einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens.

Auswertung Projektzeiten Mitarbeiterkategorie

Kalkuliert die Summen aus der Projektzeiterfassung für die einzelnen Mitarbeiterkategorien.

Auswertung Projektzeiten Tätigkeit

Kalkuliert die Summen aus der Projektzeiterfassung für die einzelnen Tätigkeiten.

Auswertung Projektzeiten Tätigkeitskategorie

Kalkuliert die Summen aus der Projektzeiterfassung für die einzelnen Tätigkeitskategorien.

Statistiken aktualisieren Projektzeiterfassung

Bucht alle noch nicht gebuchten Projektzeiten (bis zum Vortag) und Abwesenheiten (Urlaub,...).

Dabei wird für jeden Tag aus dem beim Mitarbeiter hinterlegten Arbeitszeitmodell eine Soll-Zeit errechnet und diese mit der Ist-Zeit aus der Projektzeiterfassung abgeglichen. Dadurch ergibt sich ein neuer Zeitausgleichsstand.

Auftrag

Im Auftragsdatensatz finden Sie auf der Seite „Kosten“ Gesamtübersichten über alle dem aktuellen Auftrag zugeordneten Zeiten, externen Kosten und Ressourcenbelegungen.

Kunde

Im Kundendatensatz finden Sie auf der Seite „Listen“ eine Gesamtübersicht über alle dem aktuellen Kunden zugeordneten Zeiten.

Verrechnung

Rechnungen aus Zeiterfassung erzeugen

Erzeugt neue Rechnungen für alle Kunden, für die in der Projektzeiterfassung Zeiten erfasst werden.

Spesen nachverrechnen

Diese Funktion erzeugt eine Rechnung zum ausgewählten Auftrag, in der noch nicht verrechnete Spesen (aus der Spesenliste) verrechnet werden.

Externe Kosten verrechnen

Erzeugt eine neue Rechnung an den Kunden des Projekts, in die externe Kosten, die als „weiterverrechnen“ markiert sind aufgenommen werden.

Einstellbare Optionen

Im Dialog „Optionen“ (erreichbar über das Menü „Datei“) können Sie auf der Seite „Mitarbeiter“ im Feld „Projektzeiterfassung“ folgende Optionen einstellen:

POSSIBLETABLES:152,115,175/176/58/3-8-9-10

Liste der möglichen Basistabellen, die im Auswahlfeld angezeigt werden. Diesen Basistabellen können die erfassten Zeiten zugeordnet werden.

152 = Auftrag

115 = Kunde

175 = Projekt

Getrennt durch „/“ stehen folgende Informationen (falls notwendig): Tabellennummer, die als zweite Auswahltabelle angezeigt wird. Linkspalte in Haupttabelle, die auf zweite Tabelle zeigt Spalten der zweiten Tabelle, die angezeigt werden sollen. (z.B. „175/176/58/3-8-9-10” Projekt mit Arbeitspaketen)

TABLESELECTION:175

Basis-Tabelle, die standardmäßig aktiviert ist. Dieser Tabelle werden die erfassten Zeiten zugeordnet.

Mögliche Werte: 152 = Auftrag 115 = Kunde 175 = Projekt

EDITCOUNT:0

Schalter, um die Möglichkeit der Mengeneingabe (Akkordtätigkeit) bei der Zeiteingabe ein- und auszuschalten.

Mögliche Werte: 0 = Aus 1 = Ein

LASTUSEDLIST:10

Anzahl der zuletzt benutzten Datensätze, die angezeigt werden sollen.

Mögliche Werte: 0-100

EDITALLOWEDDAYS:7

Gibt an wie viele Tage im Vorhinein und im Nachhinein Zeiten eingegeben werden können. D.h. die Nacherfassung von Zeiten ist auf diesen Zeitraum beschränkt.

DONTCHANGEEMPLOYEE:0

Schalter, um die Möglichkeit den erfassenden Benutzer auszuwählen ein- und auszuschalten. Wenn dieser Wert auf 0 gesetzt wird, kann nur der Mitarbeiter, der sich am Anfang angemeldet hat auch Zeiten erfassen.

Mögliche Werte: 0 = Aus 1 = Ein

SHOWTIMELISTONLY:0

Schalter, um die Eingabemöglichkeit von Externen Kosten, Diäten und Ressourcenbelegungen ein- und auszuschalten.

Mögliche Werte: 0 = Aus 1 = Ein

SELECTION2COLORSOURCE:36

Spalte in Basistabelle2 (z.B. Arbeitspakete),die einen Farbwert für die Anzeige enthält.

SELECTION2COLORTARGET:3

Spalte in der Anzeige der Basistabelle2 (z.B. Arbeitspakete),die in der aktuellen Farbe des Datensatzes angezeigt werden soll.

Achtung! Ändern Sie keine der anderen vorhandenen Optionen, da die Funktionalität der Zeiterfassung sonst nicht mehr gewährleistet werden kann.

Funktionen: