Word-Brief erstellen |
  
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Word-Brief erstellen |
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Beschreibung
Erstellt aus einer importierten Word-Vorlage ein neues Word-Dokument und ersetzt einzelne Felder mit den Daten des aktuellen Datensatzes.
Thema: Kommunikation |
Siehe auch: Thema CRM
Ablauf
1. Funktion "Word-Brief erstellen" aufrufen.
Falls keine Vorlage vorhanden ist, bekommen sie die Abfrage ob eine neue importiert werden sollte.
2. Ansprechpartner auswählen
3. Vorlage auswählen aus der Liste der bereits importierten Vorlagen.
Neue Vorlage importieren:
Als Vorlage können Sie jedes Word-Dokument anlegen, indem Sie folgende Schritte durchführen:
1. Auf der Seite "Infos" mit der rechten Maustaste ins Feld "Dokumente" klicken.
2. Den Menüpunkt "Dokumentvorlage importieren" auswählen.
3. Die Word-Datei auswählen, die als Vorlage dienen soll.
Format der Vorlage:
Im Word Dokument können folgende Felder hinterlegt werden, die dann automatisch ersetzt werden:
Die einzelnen Felder tragen Sie als ganz normalen Text in das Dokument ein, jeweils umgeben
mit doppelten spitzen Klammern << und >>
Liste der möglichen Platzhalter:
<<Name>> |
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<<NameZeile1>> |
Zeile1 von <<Name>> |
<<NameZeile2>> |
Zeile2 von <<Name>> |
<<Vorname>> |
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<<Titel>> |
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<<Anrede kurz >> |
(z.B. "Herrn") |
<<Anrede lang >> |
(z.B. "Sehr geehrter Herr") |
<<zu Handen>> |
z.B. "Herrn Dr. Wolfgang Huber" |
<<Briefanrede>> |
z.B. "Sehr geehrter Herr Dr. Huber" |
<<Strasse>> |
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<<PLZ>> |
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<<Ort>> |
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<<Land>> |
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<<Geschlecht>> |
(z.B. "männlich") |
<<Tel1>> |
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<<Tel2>> |
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<<Email>> |
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<<Fax>> |
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<<KundenNr>> |
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<<AnsprechName>> |
z.B. "Huber" |
<<AnsprechVorname>> |
z.B. "Wolfgang" |
<<AnsprechTitel>> |
z.B. "Dr." |
<<Dokumentnr>> |
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<<Belegnummer>> |
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<<Belegdatum>> |
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<<LeistungVon>> |
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<<LeistungBis>> |
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<<Belegname>> |
"Angebot", "Auftrag", usw. |
<<Paketnummer>> |
Für Paketnummer im Lieferschein |
<<Firma>> |
= <<Titel>> + " " + <<Vorname>> + " " + <<Name>> |
<<Ansprechpartner>> |
= <<AnsprechTitel>> + " " + <<AnsprechVorname>> + " " + <<AnsprechName>> |
<<Datum>> |
z.B. "31.7.2010" |
<<DatumLang>> |
z.B. "31. Juli 2010" |
<<Uhrzeit>> |
z.B. "10:30" |
<<Bearbeiter>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten z.B. "Dr. Wolfgang Maurer" |
<<BearbeiterTel>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten |
<<BearbeiterGeschlecht>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten |
<<BearbeiterEmail>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten |
<<BearbeiterPosition>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten z.B. "Geschäftsführer" |
<<BearbeiterKürzel>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten |
<<Company>> |
Firmenname aus "Firmendaten" |
<<CompanyStrasse>> |
Strasse aus "Firmendaten" |
<<CompanyPLZ>> |
PLZ aus "Firmendaten" |
<<CompanyOrt>> |
Ort aus "Firmendaten" |
<<CompanyEmail>> |
Email aus "Firmendaten" |
<<CompanyWeb>> |
Homepage aus "Firmendaten" |
<<CompanyTel>> |
Telefon 1 aus "Firmendaten" |
<<CompanyFax>> |
Fax aus "Firmendaten" |
4. Entscheiden ob die Datei vollständig in der Datenbank gespeichert werden soll, oder ob nur eine Verknüpfung
zum neuen Dokument abgespeichert werden soll.
"Soll die neue Datei nur in einem Verzeichnis gespeichert werden und nicht in der Datenbank?"
Die neue Datei wird in dem Verzeichnis erzeugt, das in den Optionen als Arbeitsverzeichnis hinterlegt wurde.
5. Das Word-Dokument wird erzeugt und Word wird automatisch gestartet.
Zusätzlich wird das neue Dokument in der Dokumentenliste des Kunden abgespeichert.
Ergebnis
Ein neues Word-Dokument, das auf der Vorlage beruht und in dem einzelne Felder ausgefüllt sind.
Modul: Grundmodul