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Beschreibung
Erstellt für den aktuellen Beleg (Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Anfrage, Bestellung) eine eMail an den aktuellen Kunden des Belegs.
Die Positionen des Belegs, die Texte und die Konditionen werden dabei als Text in die eMail eingetragen.
Zusätzlich kann auf Wunsch ein beliebiges Formular als PDF-Attachment automatisch angehängt werden.
Wenn Sie den internen Communicator verwenden und dort ein Email-Konto hinterlegt haben, dann wird die Email dirket über die Software versendet.
Andernfalls öffnet sich Ihr Microsoft-Outlook und die Email wird über Outlook versendet.
Änderung der Textvorlage:
Zur Bearbeitung des Vorlagentextes, können Sie als Administrator die Texte unter "Verwaltung" => Stammdaten => "Textbaustein" bearbeiten.
Dort gibt es Datensätze für
Email Angebot
Email Auftragsbestätigung
Email Lieferschein
Email Rechnung
Email Anfrage
Email Bestellung
Email normal
Sie können dort die Texte bearbeiten. In der ersten Zeile nach dem Keyowrd "BETREFF:" steht der Text der im Betreff eingetragen wird. Danach folgt der normale Text.
Sie können sowohl im Betreff als auch im Normalen Text Platzhalter definieren, die dann mit den konkreten Details des aktuellen Belegs ausgefüllt werden.
Eine Liste der möglichen Platzhalter finden Sie unten am Ende dieser Funktionsbeschreibung.
Thema: Belege Kommunikation |
Siehe auch: Funktion Email versenden
Siehe auch: Thema CRM
Ablauf
1. Wählen Sie bitte im Dialog den gewünschten Beleg, bevor Sie die Funktion aufrufen.
2. Funktion "Beleg als Email versenden" aufrufen.
3. Email Text auswählen (Vorlage)
4. Formular für das PDF-Attachment auswählen
Wenn Sie diese Auswahl mit CANCEL abbrechen, wird kein PDF-Attachment angehängt.
4.a Dateiname für das PDF-Attachment eingeben.
5. Erstellte Email bei Bedarf nachbearbeiten.
6. Email versenden.
Ergebnis
Es wird eine Email an den Kunden bzw. Lieferanten erstellt mit allen wichtigen Informationen zum Beleg.
Änderung der Textvorlage
Textvorlagen:
Zur Bearbeitung des Vorlagentextes, können Sie die Texte unter "Verwaltung" => Stammdaten => "Textbaustein" bearbeiten.
Dort gibt es Datensätze für
Email Angebot
Email Auftragsbestätigung
Email Lieferschein
Email Rechnung
Email Anfrage
Email Bestellung
Email normal
Sie können dort die Texte bearbeiten. In der ersten Zeile nach dem Keyword "BETREFF:" steht der Text der im Betreff eingetragen wird. Danach folgt der normale Text.
Sie können sowohl im Betreff als auch im Normalen Text Platzhalter definieren, die dann mit den konkreten Details des aktuellen Belegs ausgefüllt werden.
Sie können jeweils mehrere verschiedene Textbausteine für normale Emails (ohne Beleg) oder für Emails mit Beleg erstellen.
Wenn mehrere Textvorlagen erstellt sind, erhalten Sie bei Aufruf der Funktion einen Auswahldialog.
Als Zuordnung sind folgende 2 Felder wichtig:
Markierung "Email"
Als Zuordnung des Textbausteins zu Emails
Markierung "Dialog"
Zuordnung zum Dialog, falls der Text nur in bestimmten Dialogen zur Verfügung stehen soll.
Liste der möglichen Platzhalter:
<<Name>> |
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<<NameZeile1>> |
Zeile1 von <<Name>> |
<<NameZeile2>> |
Zeile2 von <<Name>> |
<<Vorname>> |
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<<Titel>> |
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<<Anrede kurz >> |
(z.B. "Herrn") |
<<Anrede lang >> |
(z.B. "Sehr geehrter Herr") |
<<zu Handen>> |
z.B. "Herrn Dr. Wolfgang Huber" |
<<Briefanrede>> |
z.B. "Sehr geehrter Herr Dr. Huber" |
<<Strasse>> |
|
<<PLZ>> |
|
<<Ort>> |
|
<<Land>> |
|
<<Geschlecht>> |
(z.B. "männlich") |
<<Tel1>> |
|
<<Tel2>> |
|
<<Email>> |
|
<<Fax>> |
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<<KundenNr>> |
|
<<AnsprechName>> |
z.B. "Huber" |
<<AnsprechVorname>> |
z.B. "Wolfgang" |
<<AnsprechTitel>> |
z.B. "Dr." |
<<Dokumentnr>> |
|
<<Belegnummer>> |
|
<<Belegdatum>> |
|
<<LeistungVon>> |
|
<<LeistungBis>> |
|
<<Belegname>> |
"Angebot", "Auftrag", usw. |
<<Paketnummer>> |
Für Paketnummer im Lieferschein |
<<Firma>> |
= <<Titel>> + " " + <<Vorname>> + " " + <<Name>> |
<<Ansprechpartner>> |
= <<AnsprechTitel>> + " " + <<AnsprechVorname>> + " " + <<AnsprechName>> |
<<Datum>> |
z.B. "31.7.2010" |
<<DatumLang>> |
z.B. "31. Juli 2010" |
<<Uhrzeit>> |
z.B. "10:30" |
<<Bearbeiter>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten z.B. "Dr. Wolfgang Maurer" |
<<BearbeiterTel>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten |
<<BearbeiterGeschlecht>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten |
<<BearbeiterEmail>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten |
<<BearbeiterPosition>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten z.B. "Geschäftsführer" |
<<BearbeiterKürzel>> |
Aus den Mitarbeiter-Daten |
<<Company>> |
Firmenname aus "Firmendaten" |
<<CompanyStrasse>> |
Strasse aus "Firmendaten" |
<<CompanyPLZ>> |
PLZ aus "Firmendaten" |
<<CompanyOrt>> |
Ort aus "Firmendaten" |
<<CompanyEmail>> |
Email aus "Firmendaten" |
<<CompanyWeb>> |
Homepage aus "Firmendaten" |
<<CompanyTel>> |
Telefon 1 aus "Firmendaten" |
<<CompanyFax>> |
Fax aus "Firmendaten" |
Modul: Grundmodul