Prozesse (Workflow)

Zur Kontrolle über einzelne Arbeitsschritte mit ihren aktuellen Aufgabe.

Im Navigationsbaum im linken Teil des Bildschirms wählen Sie mit Mausklick den Dialog, in dem Sie arbeiten wollen. Die Dialoge sind im Verzeichnisbaum nach Themen in Unterverzeichnisse geordnet. Die Unterverzeichnisse können durch doppeltes Klicken auf den Namen oder durch einfaches Klicken auf das +/- Symbol geöffnet und geschlossen werden. Nach der Auswahl der benötigten Tabelle im Verzeichnisbaum erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms der dazugehörende Dialog.

Im Prozeß - Dialog befinden sich ganz oben die Befehle zur Bearbeitung von Aufgaben.

Darunter befindet sich die Liste mit den Aufgaben, die für diesen Arbeitsschritt aktuell erledigt werden müssen. Zu jeder Aufgabe gibt es einen Erledigungstermin, der in der ersten Spalte aufscheint. Wenn diese Aufgabe heute zu erledigen ist, erscheint zusätzlich am linken Rand ein schwarzes Rufzeichen , um diese Frist deutlich zu kennzeichnen. Wenn die Erledigungsfrist bereits verstrichen ist, so ist dieses Rufzeichen rot .

Bei allen Aufgaben kann bestimmt werden, ab welchem Datum sie frühestens ausgeführt werden sollen. Aufgaben deren Startdatum noch nicht erreicht wurde, werden in der Liste normalerweise nicht angezeigt. Wenn Sie diese Aufgaben dennoch sehen wollen, so wählen Sie im Hauptmenü im Punkt ANSICHT -> AUFGABENAUSWAHL die Option ALLE AUFGABEN.

Im Bereich 3 finden Sie einige Befehle zum Bearbeiten des Datensatzes, der zur Aufgabe gehört. Die Befehle sind identisch mit den Befehlen im Daten - Dialog. Eine genaue Erklärung finden Sie dort.

In diesem Fenster wird der zur markierten Aufgabe gehörende Datensatz angezeigt. Hier können die einzelnen Datenelemente genauso wie im Datendialog bearbeitet werden.

Die Prozess-Befehle

Erweiterungsbutton

Mit dem Erweiterungsbutton können Sie die Ansicht der Aufgabenliste verändern. Hiermit können Sie die Aufgabenliste mit dem dazugehörigen Datendielog anzeigen oder Sie sehen nur Ihre Aufgabenliste.

Filter Funktion

Mit dieser Filter-Funktion können Sie bestimmen, welche Aufgaben in Ihrer Liste angezeigt werden.

Aufgabe löschen

Mit diesem Button können Sie die markierte Aufgabe löschen, wenn Sie nicht durchgeführt werden soll. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, sollten Sie den Button AUFGABE ERLEDIGT     benutzen, um den normalen Prozeßablauf und eine korrekte Archivierung zu ermöglichen.

Tabelle aktualisieren

Um die aktuellen Aufgaben anzuzeigen, klicken Sie auf   , die aktuellen Daten werden dann angezeigt. Verwenden Sie diese Funktion auch, um Änderungen, die Sie im aktuellen Datensatz der Aufgabe gespeichert haben, in der Aufgabenliste anzuzeigen.

Aufgaben übernehmen oder weiterleiten

Jede Aufgabe kann einem Benutzer zugeteilt werden, der Sie bearbeiten soll. Dazu kann sich jeder Benutzer seine Aufgaben nehmen   oder sie können einem anderen Benutzer zugeteilt bzw. weitergeleitet werden .

Aufgabe erledigt

Wenn Sie die aktuell ausgewählte Aufgabe erledigt haben, klicken Sie auf „Aufgabe erledigt“. Die Aufgabe verschwindet dann aus Ihrer Liste und die Erledigung wird mitprotokolliert.

Wenn Sie alle Aufgaben in Ihrer Liste gleichzeitig als erledigt markieren wollen, dann halten Sie die SHIFT-Taste gedrückt, während Sie auf den Button klicken. Es werden dann alle Aufgaben erledigt.

Dieser Button erzeugt alle Nachfolgeaufgaben, aktualisiert Statistiken und löscht die aktuelle Aufgabe.

Wenn es die Möglichkeit gibt, die Nachfolger mit ihren Fristen händisch zu bestimmen, erscheint ein Dialog, in dem die möglichen Nachfolgeaufgaben ausgewählt und ihre Erledigungsfristen festgelegt werden können.

Aufgabe bearbeiten

Die Eigenschaften der ausgewählten Aufgabe können bearbeitet werden. Nach Klicken auf diesen Button erscheint ein Bearbeitungsdialog mit den Eigenschaften der Aufgabe, die sie ändern können. Dazu gehören z.B. Fristen, Bearbeiter, Priorität, Statistiken, usw.

Verwerfen

Mit diesem Button können Sie Ihre aktuell eingegebenen Daten verwerfen.

Funktionen ausführen

Im Prozessdialog finden Sie 2 Möglichkeiten die Funktionen zu nützen:

- der Funktionen Tab oder

- die Quickbuttons.

Drucken und Druckvorschau

Zum Drucken wählen Sie aus dem folgenden Auswahldialog das gewünschte Formular und drücken auf OK. Das Formular wird dann gedruckt oder Sie können es in der Druckvorschau ansehen.

Wenn Sie ein Formular zu allen Aufgaben in Ihrer Liste gleichzeitig drucken wollen, dann halten Sie die SHIFT-Taste gedrückt, während Sie auf den Button klicken. Es wird dann zu jeder Aufgabe das ausgewählte Formular ausgedruckt. (z.B. alle noch nicht gesendeten Rechnungen)