Abrechnung |
  
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Abrechnung |
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Die Abrechnungen nach diversen Abrechnungskreisen (Betriebskosten, Heizung, Lift, Wasser) erfolgt im Dialog „Abrechnung“.
Für die korrekte Abrechnung müssen:
1. den Leistungen in den Positionen des Mietvertrages die richtigen Konten zugeordnet sein (siehe Leistungen definieren...).
2. den Positionen in den Mietverträgen die richtigen Abrechnungskreise zugeordnet sein.
Bei Bedarf können Sie in der Position auch einen abweichenden Anteil eintragen, wenn die Abrechnung nicht nach der Nutzfläche erfolgt.
3. die Kosten in der Finanzbuchhaltung auf die richtigen Konten gebucht sein. (Den Konten wird ebenfalls ein Abrechnungskreis hinterlegt. Bitte beachten Sie das bei der Anlage neuer Konten).
Die Zuordnung in der Finanzbuchhaltung erfolgt nach Jahr und Periode. D.h. Sie können in der Finanzbuchhaltung auch nachträgliche Zahlungen einer Vorperiode zuordnen, um die Zahlung noch in der entsprechenden Abrechnung zu berücksichtigen.
1. Abrechnung erstellen
Rufen Sie dort die Funktion „Abrechnung erstellen“ auf.
Wählen Sie den Abrechnungskreis, den Sie abrechnen wollen:
Sie erstellen für jeden Abrechnungskreis eine eigene Abrechnung. Diese werden dann beim Ausdruck für den Mieter zu einer Abrechnung zusammengefasst (bei Betriebskosten-Abrechnungen).
Wählen Sie den Zeitraum für die Abrechnung
(normalerweise ein volles Jahr, es ist allerdings auch eine Zwischenabrechnung mit vollen Monaten möglich.)
Es wird nun ein neuer Datensatz erstellt, in dem die Kosten aus der Buchhaltung und die Zahlungen aus dem Mietvertrag eingetragen sind.
In der Tabelle „Kosten“ finden Sie alle Buchungen aus der Buchhaltung, die dem gewählten Buchungskreis zugeordnet sind. Diese Buchungen sind nach Konto zusammengefasst.
Auf der Seite „Notiz“ werden in der Tabelle „Buchungen“ alle Einzelbuchungen angeführt.
Sie können beide Tabellen bei eventuellen Fehlern hier nachbearbeiten.
In der Tabelle Aufteilung sind die einzelnen Tops/Mietverträge mit Ihren Anteilen für die Abrechnung angelegt (Anteil und Zeitraum).
Dabei werden:
+ Bei Heizungsabrechnungen werden die Mietverträge mit ihrem jeweiligen Zeitraum eingetragen.
Die Nachverrechnung erfolgt also zu den einzelnen Mietverträgen.
+ Bei Betriebskostenabrechnung und Rücklagenabrechnung (Reparatur) wird bei jedem Top der aktuelle Mieter eingetragen, der bei der Erstellung der Abrechnung dem Top zugeordnet ist.
Dieser erhält dann die Vorschreibung über eventuelle Differenzen.
2. Abrechnung bearbeiten
Sie können die Tabelle „Kosten" und die Tabelle „Buchung" auch nachträglich bearbeiten.
Wenn Sie die Tabelle „Buchung" bearbeiten, können Sie mit der Funktion „Kontenstatistik aus Einzelbuchungen neu kalkulieren“ die Kontentabelle neu rechnen.
3. Abrechnung neu kalkulieren
Mit der Funktion „Abrechnung neu kalkulieren“ ordnen Sie danach die gesamten Kosten den Mietverträgen in der Tabelle „Aufteilung“ zu
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Dabei werden:
1.die Gesamtkosten aus der Kontentabelle entsprechend den Anteilen und Zeiträumen den einzelnen Mietverträgen zugeordnet.
2.die Vorschreibungen zu den Abrechnungskreisen im Zeitraum als Summe eingetragen
3.die Differenz aus Abrechnung und Vorschreibung errechnet.
Sie können diese Funktion beliebig oft aufrufen, um eventuelle Fehler in der Kontentabelle zu korrigieren.
Besonderheiten der Heizungsabrechnung:
Bei Heizungsabrechnung können Sie die Zuordnung entsprechend Verbrauch manuell eingeben oder von der Software errechnen lassen.
Im Dialog „Haus“ können sie auf der Seite „Stamm 2“ im Feld „Anteil Heizkosten aus Verbrauch“ einen Prozentwert eingeben, der angibt, welcher Anteil der Gesamtkosten nach Verbrauch und welcher Anteil nach Heizfläche abgerechnet wird.
Bei manueller Eingabe:
Geben Sie die Werte „Verbrauchseinheiten“ und „Summe“ so ein, wie Sie sie von Ihrem Heizungs-Dienstleister erhalten.
Bei Kalkulation durch die Software:
Geben Sie im Haus den gewünschten Anteil für die Zuordnung zwischen Fläche und Verbrauch ein.
Geben Sie in der Tabelle die verbrauchten Einheiten ein.
Mit der Funktion „Abrechnung neu kalkulieren“ werden dann die Gesamtkosten entsprechend aufgeteilt.
4. Abrechnungen drucken
Mit der Funktion „Betriebskostenabrechnungen drucken“ drucken Sie für jeden betroffenen Mieter eine Gesamt-Betriebskostenabrechnung.
Wenn Sie für dieses Haus für denselben Zeitraum mehrere Abrechnungen erstellt haben, können Sie diese gemeinsam drucken. Dazu erfolgt eine Abfrage, in der Sie die Abrechnungen markieren, die gemeinsam gedruckt werden sollen.
5. Abrechnung verbuchen
Mit der Funktion „Abrechnung verbuchen“ werden folgende Punkte durchgeführt:
1. Erzeugung von Differenz-Vorschreibungen. Dabei können Sie vorgeben, ob die entsprechenden Leistungen um einen von Ihnen festgesetzten Prozentsatzin Relation zum alten Mietvertrag oder in Relation zur Abrechnung angepasst werden.
2. Aktualisierung der betroffenen Mietverträge, sofern Sie das wünschen.
6. Differenzvorschreibungen drucken
Wechseln Sie in den Dialog „Nichtgebuchte Vorschreibungen“ (wie beim Vorschreibungsdruck) und wählen Sie die die Funktion „Belege Massendruck“.
Wählen Sie dann das Formular „Einzelvorschreibung“. Damit werden die Einzelvorschreibungen über die Differenzbeträge gedruckt.
7. Differenzvorschreibungen verbuchen
Verbuchen Sie dann alle Differenzvorschreibungen mit der Funktion „Alle ungebuchten Vorschreibungen verbuchen“.